Conceptul de entitate separată afirmă că ar trebui să înregistrăm întotdeauna separat tranzacțiile unei companii și ale proprietarilor acesteia. În caz contrar, există un risc considerabil ca tranzacțiile celor doi să se amestece. De exemplu:
- Un proprietar nu poate elimina fonduri dintr-o afacere fără să le înregistreze fie ca împrumut, fie ca despăgubire, fie ca distribuție de capitaluri proprii. În caz contrar, proprietarul poate cumpăra ceva (cum ar fi proprietăți imobiliare) și îl poate lăsa pe cărțile afacerii, atunci când proprietarul îl tratează ca pe o posesie personală.
- Un proprietar nu poate extinde fonduri unei companii fără a le înregistra fie ca împrumut, fie ca achiziție de acțiuni. În caz contrar, numerarul nedocumentat apare în afacere.
- Un proprietar este singurul investitor într-o clădire și aranjează ca afacerea sa să opereze din clădirea respectivă în schimbul unei plăți lunare a chiriei. Compania ar trebui să raporteze această plată ca o cheltuială, iar proprietarul ar trebui să o raporteze ca venit impozabil.
Conceptul de entitate separată este util pentru determinarea rentabilității reale și a poziției financiare a unei afaceri. Ar trebui să se aplice și diviziilor operaționale ale unei companii, astfel încât să putem determina separat aceleași informații pentru fiecare divizie. Conceptul este mai dificil de aplicat la nivelul diviziunii, deoarece există tentația de a aloca cheltuieli corporative fiecărei filiale; acest lucru face mai dificilă stabilirea profitabilității și a poziției financiare la nivelul unității de exploatare.
Odată ce politicile și procedurile de contabilitate pentru o entitate separată au fost enunțate, acestea trebuie urmate în mod consecvent; în caz contrar, va exista în continuare o zonă gri în ceea ce privește tranzacțiile aparținând proprietarilor sau entității separate.
Conceptul de entitate separată este, de asemenea, util în cazul în care există o hotărâre legală împotriva unei întreprinderi, deoarece proprietarul nu dorește să aibă active personale amestecate cu cele ale întreprinderii și, prin urmare, să fie confiscate.
