Soldul de încercare și rolul său în procesul contabil
Soldul de probă este un raport rulat la sfârșitul unei perioade contabile, care enumeră soldul final în fiecare cont contabil. Raportul este utilizat în principal pentru a se asigura că totalul tuturor debitelor este egal cu totalul tuturor creditelor, ceea ce înseamnă că nu există înregistrări de jurnal dezechilibrate în sistemul contabil care ar face imposibilă generarea de situații financiare exacte. Soldul de încercare la sfârșitul anului este solicitat de obicei de către auditori atunci când încep un audit, astfel încât să poată transfera soldurile contului din raport în software-ul lor de audit; pot solicita o versiune electronică, pe care o pot copia mai ușor în software-ul lor.
Chiar și atunci când totalurile de debit și de credit menționate în soldul de probă sunt egale, nu înseamnă că nu există erori în conturile listate în soldul de încercare. De exemplu, un debit ar fi putut fi introdus într-un cont greșit, ceea ce înseamnă că suma totală a debitului este corectă, deși soldul contului de bază este prea mic și altul este prea mare. De exemplu, un funcționar de conturi de plătit înregistrează o factură de furnizor de 100 USD cu un debit pentru cheltuielile cu aprovizionarea și un credit de 100 USD în contul de pasiv al conturilor de plătit. Debitul ar fi trebuit să fie în contul de cheltuieli cu utilitățile, dar soldul de probă va arăta în continuare că suma totală a debitelor este egală cu numărul total de credite.
Soldul de probă poate fi, de asemenea, utilizat pentru a compila manual situațiile financiare, deși cu utilizarea predominantă a sistemelor de contabilitate computerizate care creează situațiile în mod automat, raportul este rar utilizat în acest scop. De fapt, nu mai este necesar să se utilizeze raportul soldului de probă în operațiunile contabile.
Când soldul de încercare este tipărit pentru prima dată, acesta se numește soldul de încercare neajustat. Apoi, atunci când echipa contabilă corectează orice erori constatate și face ajustări pentru a aduce situațiile financiare în conformitate cu un cadru contabil (cum ar fi GAAP sau IFRS), raportul se numește soldul de probă ajustat. Soldul de încercare ajustat este tipărit și stocat în cartea de sfârșit de an, care este apoi arhivată. În cele din urmă, după închiderea perioadei, raportul se numește soldul de încercare post-închidere.
Soldul de probă este strict un raport care este compilat din evidența contabilă. Cu toate acestea, întrucât ajustarea intrărilor poate fi făcută ca urmare a revizuirii raportului, s-ar putea spune că contabilitatea soldului de probă cuprinde procesul de ajustare care convertește un sold de probă neajustat într-un sold de probă ajustat.
Dacă există filiale într-o organizație care își raportează rezultatele către o companie-mamă, aceasta poate solicita un sold final de încercare de la fiecare filială, pe care îl folosește pentru a pregăti rezultate consolidate pentru întreaga companie.
Registrul general este raportul preferat de contabilii interni, deoarece prezintă, de asemenea, tranzacțiile detaliate care cuprind soldul final sau cel puțin punctele către contabilul relevant care conține aceste informații. Acest nivel suplimentar de detaliere relevă activitatea dintr-un cont în timpul unei perioade contabile, ceea ce face mai ușoară efectuarea cercetărilor și identificarea posibilelor erori.
Format echilibru de încercare
Raportul inițial al soldului de probă conține următoarele coloane:
Numar de cont
Nume de cont
Sold final de debit (dacă există)
Sold final de credit (dacă există)
Fiecare element rând conține doar soldul final într-un cont. Toate conturile care au un sold final sunt listate în soldul de probă; de obicei, software-ul de contabilitate blochează automat toate conturile care au un sold zero să nu apară în raport.
Versiunea ajustată a unui sold de probă poate combina coloanele de debit și credit într-o singură coloană combinată și poate adăuga coloane pentru a afișa intrările de ajustare și un sold final revizuit (cum este cazul în exemplul următor).
Exemplu de echilibru de încercare
Următorul exemplu de sold de probă combină totalul debitului și creditului în a doua coloană, astfel încât soldul sumar pentru total este (și ar trebui să fie) zero. Intrările de ajustare sunt adăugate în coloana următoare, obținând un sold de probă ajustat în coloana din dreapta.
ABC International
Echilibru de încercare
31 august 20XX
