Finanţa

Cum să configurați un sistem de conturi de plătit

Un sistem de conturi de plătit plătește facturile unei companii într-un mod organizat. Obiectivele acestui sistem sunt de a efectua plăți în timp util și de a plăti sumele corecte furnizorilor corecți. Următorii pași pot fi utilizați pentru a configura un astfel de sistem:

  1. Selectați software-ul . Cumpărați un pachet software de contabilitate care conține un modul de conturi de plătit. Căutați astfel de caracteristici standard precum posibilitatea de a configura informații de plată standard pentru fiecare furnizor, de a identifica facturi duplicate, de a profita de reducerile de plată anticipată și de a efectua plăți electronice.

  2. Înființați furnizori . Introduceți în fișierul principal al furnizorului în software numele, adresele, condițiile de plată și conturile implicite de cheltuieli ale registrului general care se aplică fiecărui furnizor.

  3. Introduceți facturi . Introduceți fiecare factură în sistemul de conturi de plătit. Procedând astfel, se introduce data facturii (nu data primirii) și suma de plătit.

  4. Aprobați facturile . Creați un sistem care să permită managerilor să aprobe fiecare factură a furnizorului pe măsură ce ajunge, sau să utilizați aprobări negative, în cazul în care managerii trebuie să notifice personalul datoriei numai dacă nu aprobă o plată. Un sistem de gestionare a fluxului de lucru ar putea fi integrat în sistem pentru a urmări starea aprobărilor.

  5. Programează plata . Efectuați un test pentru a imprima din software o listă a tuturor facturilor care trebuie achitate și verificați dacă raportul include toate facturile care ar trebui plătite în intervalul de date selectat.

  6. Testați o verificare . Verificați în software toate plățile aprobate și imprimați un lot de cecuri pentru a plăti aceste facturi. Asigurați-vă că sistemul plătește doar acele cecuri care au fost selectate.

  7. Semnează cecuri . Desemnați o persoană care să semneze verificarea principală, precum și o altă persoană care să semneze verificarea de rezervă. Informați aceste persoane cu privire la atribuțiile lor în examinarea documentației de rezervă atașate fiecărui cec.

Pașii anteriori acoperă acțiunile de bază implicate în modul de procesare a datoriilor printr-un sistem de conturi de plătit. Următoarele elemente suplimentare pot fi încorporate în acesta:

  • Potrivire în trei direcții . Poate fi necesar ca un funcționar de datorii să potrivească facturile furnizorului cu comenzile de cumpărare aferente companiei și cu orice documente de primire. Această potrivire poate fi necesară pentru a se asigura că afacerea plătește numai pentru articolele autorizate și primite corespunzător.

  • Rapoarte de cheltuieli . Configurați un sistem care solicită angajaților să trimită formulare de raport de cheltuieli, la care sunt atașate chitanțe pentru orice articol achiziționat. Acest sistem poate include un set de politici de călătorie care reglementează cheltuielile care vor fi rambursate.

  • Carduri de achiziții . Instalați un sistem în baza căruia cardurile de achiziție sunt eliberate pentru o selecție de angajați, care sunt autorizați să efectueze achiziții cu cardurile în numele companiei. Includeți proceduri de examinare a extraselor cardului pentru erori și trimiterea extraselor complet revizuite personalului de datorii pentru procesarea plăților.

Poate fi necesar, de asemenea, să adăugați o selecție de controale la sistemul de datorii, pentru a reduce riscul efectuării unor plăți excesive.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found