Finanţa

Controale de creanță a conturilor

Controalele asupra creanțelor încep cu adevărat cu crearea inițială a unei facturi pentru clienți, deoarece trebuie să minimizați mai multe probleme în timpul creării conturilor de primit înainte de a putea avea un set cuprinzător de controale asupra acestui activ cheie. Controalele se referă apoi la întreținerea corectă a creanțelor și eliminarea acestora fie prin plăți de la clienți, fie prin generarea de note de credit. Comenzile cheie de luat în considerare sunt:

  • Solicitați aprobarea creditului înainte de expediere . Veți avea probleme la colectarea creanțelor dacă o comandă este expediată unui client cu un rating de credit slab. Prin urmare, solicitați aprobarea semnată a departamentului de credit pentru toate comenzile de vânzare peste o anumită sumă de dolari.
  • Verificați condițiile contractuale . Dacă există termeni de plată neobișnuiți, verificați-i înainte de a crea o factură. În caz contrar, conturile de primit vor conține facturi pe care clienții refuză să le plătească.
  • Corectați facturile . Dacă o factură pentru o sumă mare de dolari conține o eroare, clientul poate suspenda plata până când trimiteți o factură revizuită. Luați în considerare necesitatea corectării unor facturi mai mari pentru a atenua această problemă.
  • Autorizați note de credit . Persoanele care au acces la plățile primite ale clienților ar putea intercepta numerarul primit și apoi ar putea crea o notă de credit pentru a-și acoperi urmele. Un pas în prevenirea acestei probleme este necesitatea aprobării formale a unui manager pentru notele de credit, care sunt apoi verificate ulterior de către personalul de audit intern. Nu luați acest control la extreme și nu aveți nevoie de aprobare pentru note de credit extrem de mici - permiteți personalului contabil să creeze altele mici fără aprobare, doar pentru a curăța soldurile restante ale contului.
  • Restricționați accesul la software-ul de facturare . După cum sa menționat, cineva ar putea intercepta plățile primite de la clienți și a ascunde furtul cu o notă de credit. Ar trebui să protejați prin parolă accesul la software-ul de facturare pentru a preveni generarea ilicită de note de credit.
  • Separați taxele . După cum sa menționat, nimeni nu ar trebui să poată gestiona plățile primite ale clienților și să creeze note de credit, altfel va putea să ia banii și să-și acopere urmele cu note de credit. Prin urmare, atribuiți aceste sarcini diferitelor persoane.
  • Examinați intrările din jurnalul conturilor de primit . Tranzacțiile cu creanțe sunt aproape întotdeauna trecute printr-un jurnal de vânzări din software-ul contabil care generează propriile înregistrări contabile. Prin urmare, aproape niciodată nu ar trebui să existe o înregistrare manuală în jurnal în contul creanțelor. Ar trebui să investigați cu atenție aceste intrări.
  • Verificați pachetele de facturi . După finalizarea facturilor, ar trebui să existe un pachet la dosar care să conțină comanda de vânzare, autorizația de credit, conosament și o copie a facturii. Personalul de audit intern ar trebui să revizuiască o selecție a acestor pachete pentru a verifica dacă funcționarul de facturare a examinat corect toate documentele justificative și a generat corect o factură.
  • Potriviți facturările cu jurnalul de expediere . Este posibil ca articolele să fie expediate fără o factură corespunzătoare sau invers. Pentru a detecta aceste situații, solicitați personalului de audit intern să compare facturările cu jurnalul de expediere și să investigheze eventualele diferențe.
  • Verificați cererea de încasări de numerar . Personalul contabil poate aplica incorect chitanțe de numerar pentru a deschide facturi, poate nici măcar nu le aplică în conturile clienților corecți. Solicitați personalului de audit intern să urmărească periodic o selecție de încasări în numerar către facturile clienților pentru a verifica aplicarea corectă a numerarului.

Aceste elemente constituie controalele de bază ale creanțelor. O companie cu un sistem de creanțe specializat poate avea nevoie să implementeze controale suplimentare sau poate să nu aibă nevoie de unele dintre articolele enumerate aici.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found