Jurnalele și registrele sunt tranzacțiile comerciale înregistrate într-un sistem contabil. În esență, informațiile la nivel de detaliu pentru tranzacții individuale sunt stocate într-una din mai multe jurnale posibile, în timp ce informațiile din jurnale sunt apoi rezumate și transferate (sau postate) într-un registru. Procesul de afișare poate avea loc destul de frecvent sau poate fi la fel de rar ca sfârșitul fiecărei perioade de raportare. Informațiile din registru sunt cel mai înalt nivel de agregare a informațiilor, din care sunt produse soldurile de probă și situațiile financiare.
De obicei, un utilizator de informații financiare va revizui informațiile la nivel de rezumat stocate într-un registru, probabil folosind analiza raportului sau analiza tendințelor, pentru a localiza anomalii care necesită investigații suplimentare. Apoi se referă la informațiile jurnalului care stau la baza acestora pentru a accesa detaliile despre ceea ce alcătuiește informațiile din registrul (care poate duce la o anchetă și mai detaliată a documentelor justificative). Astfel, informațiile pot fi acumulate de la jurnale la registre pentru a produce situații financiare și pot fi recuperate pentru a investiga tranzacțiile individuale.
Pot exista mai multe jurnale, fiecare tratând de obicei domenii cu volum mare, cum ar fi tranzacții de cumpărare, încasări de numerar sau tranzacții de vânzare. Tranzacțiile mai puțin frecvente, cum ar fi intrările de amortizare, sunt în general grupate în jurnalul general.
Informațiile sunt înregistrate în reviste în ordine cronologică în funcție de tranzacții individuale, ceea ce face mai ușoară sortarea informațiilor și găsirea articolelor specifice de care au nevoie utilizatorii. Informațiile sunt înregistrate într-un registru într-un număr de conturi, care sunt de obicei sortate în următoarea ordine:
Conturi de active
Conturi de pasiv
Conturi de capitaluri proprii
Conturi de venituri
Conturi de cheltuieli
Într-un sistem de contabilitate computerizat, conceptele de jurnale și registre nu pot fi utilizate nici măcar. Într-o organizație mai mică, utilizatorii pot crede că toate tranzacțiile lor comerciale sunt înregistrate în registrul general, fără stocarea informațiilor într-un jurnal. Companiile cu volum mare de tranzacții pot utiliza în continuare sisteme care necesită segregarea informațiilor în jurnale. Astfel, conceptele sunt oarecum murdare într-un mediu computerizat, dar sunt valabile într-un mediu de contabilitate manuală.
