Un jurnal de achiziții este un jurnal de nivel subsidiar în care sunt stocate informații despre tranzacțiile de cumpărare. Acest jurnal se găsește cel mai frecvent într-un sistem de contabilitate manuală, în care este necesar să se păstreze tranzacțiile de achiziție cu volum mare de a nu copleși registrul general. Toate tipurile de achiziții efectuate la credit sunt înregistrate în jurnalul de achiziții, inclusiv următoarele:
Papetărie
Servicii
Bunuri achiziționate pentru revânzare
Orice tranzacție introdusă în jurnalul de achiziții implică un credit în contul de plătit și un debit în contul de cheltuieli sau active la care se referă o achiziție. De exemplu, debitul aferent unei achiziții de rechizite de birou ar fi în contul de cheltuieli cu aprovizionarea. Jurnalul include, de asemenea, data înregistrării, numele furnizorului plătit, o referință a documentului sursă și numărul facturii. Adăugări opționale la acest set de informații de bază sunt data scadenței plății și numărul de comandă de autorizare.
Periodic și nu mai târziu de sfârșitul fiecărei perioade de raportare, informațiile din jurnalul de cumpărături sunt rezumate și postate în registrul general. Aceasta înseamnă că achizițiile menționate în registrul general sunt doar la cel mai agregat nivel. Dacă o persoană ar cerceta detaliile unei achiziții, ar fi necesar să reveniți la jurnalul de achiziții pentru a găsi o referință la documentul sursă.
