Investiția unei companii în inventar este de obicei mare și poate fi compusă din multe articole de marfă care pot fi ușor furate și revândute. Dacă inventarul conține în mare parte materii prime, este esențial să se țină evidența pentru a se asigura că procesele de producție care îl utilizează nu vor rămâne lipsite de materiale. Acest lucru înseamnă că trebuie să implementați o serie de controale, fie pentru a preveni furtul, fie pentru a vă asigura că operațiunea de fabricație nu se scurge de intrări. Vom descrie mai jos o serie de controale cheie de luat în considerare pentru investiția dvs. în inventar. Principalele controale interne pentru inventarul dvs. sunt:
Gard și închideți depozitul . Cel mai important control al inventarului este pur și simplu blocarea depozitului. Aceasta înseamnă că construiți un gard în jurul inventarului, blocați poarta și permiteți accesul personalului autorizat numai în depozit.
Organizați inventarul . Este posibil să nu pară un control să organizezi pur și simplu inventarul în depozit, dar dacă nu îl găsești, nu îl poți controla. Astfel, o bază fundamentală pentru controlul intern al inventarului este numerotarea tuturor locațiilor, identificarea fiecărui articol de inventar și urmărirea acestor articole după locație.
Numărați toate inventarele primite . Nu luați doar cuvântul furnizorului că cantitatea indicată la livrare este cea corectă. Numărați inventarul înainte de a-l înregistra ca primit. Acest lucru împiedică introducerea erorilor în înregistrările de inventar.
Inspectați inventarul primit . Verificați dacă toate stocurile primite sunt de tipul corect și nu sunt deteriorate. Toate articolele care nu reușesc inspecția ar trebui returnate imediat, iar personalul plătibil din conturi a notificat că articolele returnate nu ar trebui plătite.
Etichetați tot inventarul . Fiecare rest de inventar din depozit ar trebui să fie identificat cu o etichetă, care să indice numărul piesei, descrierea, unitatea de măsură și cantitatea. În caz contrar, obiectele de inventar vor fi identificate greșit.
Separați inventarul deținut de clienți . Dacă există un inventar pe site pe care îl dețin clienții, personalul din depozit probabil îl va numi ca și cum ar fi deținut de companie, așa că trebuie să existe o procedură pentru etichetarea acestor articole ca fiind deținute de clienți atunci când sosesc și să le separe parte separată a depozitului.
Standardizați păstrarea înregistrărilor pentru selectarea inventarului . Când un articol este ales de pe raftul din depozit, pentru utilizare fie în zona de producție, fie pentru vânzare către clienți, aveți o procedură standard de înregistrare a alegerilor imediat ce părăsesc depozitul (ceea ce este mai ușor dacă există un gard de depozit , iar inventarul poate trece doar printr-o singură poartă controlată).
Înscrieți-vă pentru tot inventarul eliminat din depozit . În cazul în care obiectele de inventar sunt scoase din depozit din motive în afara procesului normal de preluare, solicitați persoanei care scoate semnul de inventar pentru eliminare, astfel încât să existe o evidență a cine este responsabil.
Verificați lista de materiale . Lista materialelor este o înregistrare a pieselor utilizate pentru a construi un produs. Lista de materiale este folosită pentru a alege articolele din stoc, deci dacă factura este incorectă, culegătorii vor extrage sume incorecte din depozit. Acest lucru necesită un audit periodic al fiecărei facturi, precum și accesul numai cu parolă la factura de înregistrări materiale din sistemul informatic.
Urmăriți cereri suplimentare și returnări . Dacă personalul de producție solicită emisiuni suplimentare de piese sau returnează sumele în exces la depozit, atunci există o eroare în înregistrările de preluare (posibil în lista de materiale, după cum sa menționat).
Efectuați o revizuire periodică a inventarului învechit . Depozitul se poate sufoca în cele din urmă cu un inventar învechit care nu poate fi utilizat, ceea ce necesită costuri ridicate de depozitare și, de asemenea, interferează cu componentele necesare în producție. Formați un panou de revizuire a materialelor care să pieptene periodic înregistrările de inventar pentru a determina ce articole ar trebui vândute sau altfel eliminate.
Numărul ciclului de conduită . Puneți personalul din depozit să efectueze numărări mici și frecvente ale unei porțiuni mici din inventar și să investigheze și să corecteze eventualele erori pe care le găsesc. Acest lucru îmbunătățește treptat precizia înregistrării stocurilor.
Investigați înregistrările de inventar cu sold negativ . Dacă înregistrările contabile arată că există inventar negativ la îndemână, atunci există în mod evident un defect tranzacțional care a cauzat soldul negativ. Aceasta este o țintă principală pentru o investigație detaliată.
Înregistrați tranzacțiile de resturi . Nu aruncați doar resturi într-un coș de gunoi atunci când acestea apar. Dacă faceți acest lucru, sistemul de contabilitate consideră că articolul casat este în stoc și, prin urmare, va exagera valoarea stocului. În schimb, creați o procedură de urmărire a resturilor în mod regulat.
O serie de probleme pot apărea în continuare cu precizia înregistrărilor de inventar în ciuda acestor controale, deci fiți pregătiți să adăugați mai multe controale dacă problemele persistă.
