O cheltuială acumulată este o cheltuială care a fost efectuată, dar pentru care nu există încă nicio documentație de cheltuieli. În locul documentației privind cheltuielile, se creează o înregistrare jurnal pentru a înregistra o cheltuială acumulată, precum și o datorie compensatorie (care este de obicei clasificată ca o datorie curentă în bilanț). În absența unei înregistrări în jurnal, cheltuiala nu va apărea deloc în situațiile financiare ale entității în perioada suportată, ceea ce ar duce la profituri raportate prea mari în acea perioadă. Pe scurt, cheltuielile acumulate sunt înregistrate pentru a crește exactitatea situațiilor financiare, astfel încât cheltuielile să fie mai strâns aliniate cu acele venituri cu care sunt asociate.
O cheltuială preplătită este inversul unei cheltuieli acumulate, deoarece o datorie este plătită înainte ca serviciul sau activul suport să fie consumat. În consecință, un activ preplătit apare inițial în bilanț ca activ.
Cheltuieli acumulate în practică
Exemple de cheltuieli care se acumulează în mod obișnuit includ:
Dobânzi la împrumuturi, pentru care nu s-a primit încă nicio factură de creditor
Bunuri primite și consumate sau vândute, pentru care nu s-a primit încă nicio factură de la furnizor
Servicii primite, pentru care nu s-a primit încă nicio factură de la furnizor
Impozite suportate, pentru care nu s-a primit încă nicio factură de la o entitate guvernamentală
Salarii suportate, pentru care plata către angajați nu a fost încă efectuată
Un exemplu de cheltuială acumulată este o situație în care o companie primește rechizite de la un furnizor aproape de sfârșitul unei luni, dar nu a primit încă o factură de la furnizor până când compania își închide cărțile pentru luna respectivă. Pentru a înregistra în mod corespunzător această cheltuială în luna primirii, personalul contabil înregistrează o cheltuială în contul de cheltuieli cu aprovizionarea cu un debit în suma pe care se așteaptă să o factureze furnizorul și înregistrează un credit într-un cont de datorie de cheltuieli acumulate. Astfel, dacă suma bunurilor de birou ar fi de 500 USD, înregistrarea jurnalului ar fi un debit de 500 USD în contul de cheltuieli cu bunurile de birou și un credit de 500 USD în contul de pasiv pentru cheltuieli acumulate.
Înregistrarea jurnalului este creată în mod normal ca o intrare inversă automat, astfel încât software-ul de contabilitate creează automat o înregistrare compensatoare de la începutul lunii următoare. Apoi, atunci când furnizorul trimite în cele din urmă o factură entității, anulează intrarea inversată.
Pentru a continua cu exemplul precedent, intrarea de 500 USD s-ar inversa în luna următoare, cu un credit în contul de cheltuieli pentru rechizite de birou și un debit în contul de datorie de cheltuieli acumulate. Compania primește apoi factura furnizorului pentru 500 USD și o înregistrează în mod normal prin modulul de conturi de plătit al software-ului de contabilitate, rezultând un debit către contul de cheltuieli cu bunurile de birou și un credit către contul de plată pentru conturi. Rezultatul net în luna următoare nu este, prin urmare, deloc o nouă recunoaștere a cheltuielilor, pasivul pentru plată trecând la contul de plătit.
În mod realist, valoarea unei acumulări de cheltuieli este doar o estimare și, prin urmare, este probabil să fie oarecum diferită de suma facturii furnizorului care ajunge la o dată ulterioară. În consecință, există de obicei o sumă suplimentară mică de cheltuială sau recunoaștere a cheltuielilor negative în luna următoare, odată cu inversarea înregistrării jurnalului și cu suma facturii furnizorului.
Dintr-o perspectivă practică, nu se acumulează cheltuieli imateriale, deoarece necesită prea multă muncă pentru a crea și documenta intrările aferente jurnalului. Mai mult, un număr mare de înregistrări de jurnal de cheltuieli acumulate va încetini procesul de închidere de sfârșit de lună.
Exemple de intrări în jurnal de cheltuieli acumulate
Materialele de birou primite și nu există nici o factură a furnizorului de la sfârșitul lunii: Debit la cheltuielile de birou, credit la cheltuielile acumulate.
Ore lucrate de angajați, dar neplătite la sfârșitul lunii: Debit la cheltuieli salariale, credit la cheltuieli acumulate.
Răspundere privind beneficiile suportate și nu există o factură a furnizorului la sfârșitul lunii: Debit la cheltuielile cu beneficiile angajaților, credit la cheltuielile acumulate.
Impozitele pe venit se acumulează pe baza veniturilor obținute . Debit la cheltuielile cu impozitul pe venit, credit la cheltuielile acumulate.
Primele trei intrări ar trebui să inverseze în luna următoare. Impozitele pe venit sunt de obicei reținute ca cheltuieli acumulate până la plata.
