Atunci când are loc o tranzacție contabilă, aceasta poate fi înregistrată în cărțile unei organizații în mai multe moduri. Următoarele puncte glonț notează cele mai comune metode disponibile:
Intrări în jurnal. Cea mai de bază metodă utilizată pentru a înregistra o tranzacție este înregistrarea jurnalului, în care contabilul introduce manual numerele de cont și debitele și creditele pentru fiecare tranzacție individuală. Această abordare consumă mult timp și este supusă erorilor și, prin urmare, este de obicei rezervată pentru ajustări și intrări speciale. În următoarele puncte glonț, observăm abordările mai automatizate utilizate în software-ul contabil pentru a înregistra tranzacțiile contabile mai frecvente.
Primirea facturilor furnizorului . Când se primește factura furnizorului, contabilul o înregistrează în modulul de conturi de plătit din software-ul de contabilitate. Modulul creează automat o intrare în jurnal care debitează contul de cheltuieli sau active relevante și creditează contul de pasiv al conturilor de plătit.
Emiterea facturii furnizorului . Atunci când se va crea o factură pentru un client, contabilul introduce informațiile relevante despre preț, cantitatea unitară și impozitul pe vânzări aplicabil în modulul de facturare din software-ul contabil. Modulul creează automat o intrare în jurnal care debitează fie numerar, fie contul de creanță și creditează contul de vânzări. Poate exista, de asemenea, un credit în contul datoriei privind impozitul pe vânzări.
Emiterea plăților furnizorului . Atunci când furnizorii sunt plătiți, contabilul verifică numerele de factură care trebuie plătite în modulul de conturi de plătit din software-ul contabil. Software-ul tipărește apoi cecuri sau emite plăți electronice, în timp ce debitează și contul de plătit și creditează contul de numerar.
Emiterea de salarii . Atunci când angajații urmează să fie plătiți, contabilul introduce ratele de plată și orele lucrate de toți angajații în modulul de salarizare al software-ului de contabilitate. Modulul creează automat o intrare în jurnal care debitează conturile de cheltuieli de compensare și salarizare și creditează numerar. Aceasta poate fi o intrare destul de complexă, deoarece poate aborda și sechestrele și alte deduceri și poate înregistra separat mai multe tipuri de impozite pe salarii.
Aceste metode de înregistrare creează toate intrări în registrul general sau, altfel, într-un registru subsidiar care apoi rulează în registrul general. De acolo, tranzacțiile sunt agregate în situațiile financiare.
