Acest articol oferă o prezentare generală a elementelor de bază ale contabilității financiare pentru necontabil. Orientarea sa este spre înregistrarea informațiilor financiare despre o companie.
În primul rând, ce înțelegem prin contabilitate „financiară”? Aceasta se referă la înregistrarea informațiilor despre bani. Astfel, vom vorbi despre emiterea unei facturi cuiva, precum și plata acesteia de factură, dar nu vom aborda nicio modificare a valorii activității globale a unei companii, deoarece această din urmă situație nu implică o tranzacție specifică care implică bani.
O „tranzacție” este un eveniment comercial care are un impact monetar, cum ar fi vânzarea de bunuri către un client sau cumpărarea de bunuri de la un furnizor. În contabilitatea financiară, o tranzacție declanșează înregistrarea informațiilor despre banii implicați în eveniment. De exemplu, am înregistra în evidența contabilă astfel de evenimente (tranzacții) ca:
Angajarea datoriei de la un creditor
Primirea unui raport de cheltuieli de la un angajat
Primirea unei facturi de la un furnizor
Vânzarea de bunuri către un client
Remiterea impozitelor pe vânzări către guvern
Plata salariilor angajaților
Remiterea impozitelor pe salarii către guvern
Înregistrăm aceste informații în „conturi”. Un cont este o înregistrare separată și detaliată despre un anumit articol, cum ar fi cheltuielile pentru rechizite de birou sau conturi de primit sau conturi de plătit. Pot exista multe conturi, dintre care cele mai frecvente sunt:
Numerar . Acesta este soldul curent de numerar deținut de o afacere, de obicei în conturi de verificare sau de economii.
Conturi de primit . Acestea sunt vânzări la credit, pe care clienții trebuie să le plătească la o dată ulterioară.
Inventar . Acestea sunt articole deținute în stoc, pentru eventuală vânzare către clienți.
Imobilizări . Acestea sunt active mai scumpe pe care afacerea intenționează să le utilizeze pentru mai mulți ani.
Conturi de plătit . Acestea sunt datorii care trebuie plătite furnizorilor care nu au fost încă plătite.
Cheltuieli acumulate . Acestea sunt datorii pentru care afacerea nu a fost încă facturată, dar pentru care va trebui în cele din urmă să plătească.
Datoria . Este vorba de numerar împrumutat companiei de către o altă parte.
Capitaluri proprii . Acesta este interesul de proprietate în afacere, care este capitalul fondator și orice profituri ulterioare care au fost reținute în afacere.
Venituri . Aceasta este vânzările făcute clienților (atât pe credit, cât și în numerar).
Costul mărfurilor vândute . Acesta este costul bunurilor sau serviciilor vândute clienților.
Cheltuieli administrative . Acestea sunt o varietate de cheltuieli necesare pentru a conduce o afacere, cum ar fi salarii, chirie, utilități și rechizite de birou.
Impozite pe venit . Acestea sunt impozitele plătite guvernului pentru orice profit câștigat de companie.
Cum introducem informații despre tranzacții în aceste conturi? Există două modalități de a face acest lucru:
Intrări în modulul software . Dacă utilizați software de contabilitate pentru a înregistra tranzacții de contabilitate financiară, vor exista probabil formulare on-line pe care le puteți completa pentru fiecare dintre tranzacțiile majore, cum ar fi crearea unui client sau a unei facturi sau înregistrarea unei facturi de furnizor. De fiecare dată când completați unul dintre aceste formulare, software-ul completează automat conturile pentru dvs.
Intrări în jurnal . Puteți accesa un formular de înregistrare a jurnalului în software-ul dvs. de contabilitate sau puteți crea manual o înregistrare a jurnalului. Intrările în jurnal sunt foarte mari. Pe scurt, o înregistrare de jurnal trebuie să aibă întotdeauna un impact asupra a cel puțin două conturi, cu o înregistrare de debit înregistrată într-un cont și o înregistrare de credit împotriva celuilalt. Pot fi mult mai multe decât doar două conturi, dar suma totală a debitelor în dolari trebuie să fie egală cu suma totală a creditelor în dolari. Consultați articolul despre intrările în jurnal pentru mai multe informații.
Conturile sunt stocate în registrul general. Acesta este setul principal al tuturor conturilor, în care sunt stocate toate tranzacțiile comerciale care au fost introduse în conturi cu intrări de jurnal sau intrări de module software. Astfel, registrul general este documentul dvs. de bază pentru toate informațiile detaliate de contabilitate financiară despre o afacere.
Dacă doriți să înțelegeți detaliile pentru un anumit cont, cum ar fi suma curentă a creanțelor restante, veți accesa registrul general pentru aceste informații. În plus, majoritatea pachetelor software de contabilitate oferă o serie de rapoarte care vă oferă informații mai bune despre afacere decât simpla citire a conturilor. În special, există rapoarte de creanțe vechi și conturi de plată vechi care sunt utile pentru determinarea listei actuale a conturilor de încasat neîncasate și, respectiv, a plăților neplătite.
Cartea mare este, de asemenea, documentul sursă pentru situațiile financiare. Există mai multe situații financiare, care sunt:
Bilanțul contabil . Acest raport enumeră activele, pasivele și capitalurile proprii ale întreprinderii la data raportului.
Declarația de venit . Acest raport listează veniturile, cheltuielile și profitul sau pierderea afacerii pentru o anumită perioadă de timp.
Situația fluxurilor de numerar . Acest raport listează intrările și ieșirile de numerar generate de companie pentru o anumită perioadă de timp. Poate fi formatat folosind metoda directă sau metoda indirectă.
Alte elemente mai puțin utilizate ale situațiilor financiare sunt situația câștigurilor reportate și un număr mare de prezentări însoțitoare.
Pe scurt, am arătat că contabilitatea financiară implică înregistrarea tranzacțiilor comerciale în conturi, care la rândul lor sunt rezumate în registrul general, care la rândul său este utilizat pentru a crea situații financiare.
