Înregistrarea unei plăți cu cardul de credit implică introducerea detaliată a informațiilor dintr-un extras al cardului de credit în sistemul contabil al unei companii. Atunci când un procesator de card de credit trimite o extras de card de credit către o companie, companiei i se prezintă în esență o factură mare care include multe elemente rând pentru o gamă largă de achiziții. Deoarece conținutul extrasului poate fi atât de variat, este dificil să atribuiți un singur cod de taxă implicit contului (așa cum se face cu majoritatea celorlalți furnizori, care tind să fie asociați cu o gamă mică de achiziții). În schimb, personalul de introducere a datelor pentru conturi de plătit trebuie să își croiască fiecare dintre aceste extrase și să atribuie manual coduri de taxare fiecărui element rând, pe baza tipului de cheltuieli.O alternativă este să transmiteți aceste extrase utilizatorilor cardului și să le solicitați să completeze informațiile solicitate, deși această abordare tinde să întârzie procesarea plăților.
Personalului de plătit pentru conturi li se poate furniza o listă standard de conturi cărora li se atribuie elemente taxate, deoarece există o regularitate echitabilă în tipurile de articole achiziționate cu un card de credit. Exemple de articole cumpărate în mod obișnuit sunt:
Călătorii și divertisment
Papetărie
Costul marfurilor vandute
Abonamente
Compensarea la înregistrarea cheltuielilor pentru oricare dintre elementele precedente este contul de conturi de plătit.
Odată înregistrată în sistemul de conturi de plătit, se efectuează în final o plată cu cec în suma indicată pe extrasul cardului de credit (plus sau minus orice ajustări), unde există un debit în contul de plătit al contului și un credit în contul de numerar. Sfatul de remitere este apoi eliminat din extras, atașat la cec și trimis prin poștă procesatorului cardului de credit. Personalul de plătit al conturilor atașează apoi o copie a cecului la partea rămasă a extrasului de card și o înregistrează lunar.
Procesul contabil al cardului de credit menționat aici trebuie repetat exact în fiecare lună. În caz contrar, chiar și un singur extras de card poate conține o cheltuială atât de mare încât procesarea incorectă ar putea avea un impact semnificativ asupra rezultatelor financiare ale unei organizații.
