O cerere de achiziție este un formular completat de un angajat, care solicită departamentului de achiziții să obțină anumite bunuri sau servicii. Formularul include informații despre natura și cantitatea articolelor care urmează să fie achiziționate și când acestea sunt necesare. În unele organizații, managerul departamentului trebuie să semneze și cererile de achiziție create de personalul său, pentru a indica faptul că acestea au fost autorizate. Procedând astfel, o companie poate evita efectuarea de achiziții inutile. Formularul este apoi trimis departamentului de achiziții, care achiziționează articolele solicitate; acest lucru se face cu o comandă de cumpărare, care este un document obligatoriu din punct de vedere juridic, care este trimis furnizorului respectiv.
Cererile de achiziție nu sunt utilizate pentru a comanda materii prime pentru procesul de producție. În schimb, autorizația de cumpărare a acestor articole provine dintr-un sistem de gestionare a materialelor, care derivă suma care trebuie achiziționată prin compararea programului de producție cu sumele disponibile pentru a determina soldul net necesar. Astfel, un sistem de producție are nevoie de o abordare mai automatizată decât o comandă mai întâmplătoare de către departamente, care este de obicei direcționată printr-o cerere de achiziție.
