Conceptul de separare a atribuțiilor interzice atribuirea responsabilității unei persoane pentru achiziționarea de active, custodia acestora și păstrarea evidenței aferente. De exemplu, o persoană poate plasa o comandă pentru a cumpăra un activ, dar o altă persoană trebuie să înregistreze tranzacția în evidența contabilă. Prin separarea atribuțiilor, este mult mai dificil să comiți fraude, deoarece cel puțin două persoane trebuie să lucreze împreună pentru a face acest lucru - ceea ce este mult mai puțin probabil decât dacă o persoană este responsabilă pentru toate aspectele unei tranzacții contabile.
Exemple de separare a atribuțiilor sunt:
Numerar . O persoană deschide plicuri care conțin cecuri, iar o altă persoană înregistrează cecurile în sistemul contabil. Acest lucru reduce riscul ca cecurile să fie eliminate de la companie și depuse în contul de verificare al unei persoane.
Conturi de primit . O persoană înregistrează numerarul primit de la clienți, iar o altă persoană creează note de credit clienților. Acest lucru reduce riscul ca un angajat să redirecționeze o plată primită de la un client și să acopere furtul cu un credit corespunzător în contul clientului respectiv.
Inventar . O persoană comandă bunuri de la furnizori, iar o altă persoană se conectează la bunurile primite în sistemul contabil. Acest lucru împiedică persoana care achiziționează să devieze bunurile primite pentru propria sa utilizare.
Salarizare . O persoană compilează informațiile salariale brute și nete pentru o salarizare, iar o altă persoană verifică calculele. Acest lucru împiedică un funcționar de salarizare să crească artificial compensația unor angajați sau să creeze și să plătească angajați falși.
O problemă cu separarea sarcinilor este că este mult mai puțin eficientă și consumă mai mult timp decât ca o singură persoană să fie responsabilă pentru toate aspectele unei tranzacții. Astfel, ar trebui să examinați compromisul dintre creșterea nivelului de control și reducerea cantității de eficiență atunci când decideți dacă să implementați separarea de sarcini în unele zone. Este foarte posibil ca îmbunătățirea controlului să nu fie suficientă pentru a compensa nivelul redus de eficiență.
O concepție greșită cu privire la separarea sarcinilor este că reduce cantitatea de erori contabile. Acest lucru se întâmplă numai dacă există o intrare de date duplicat sau dacă mai multe persoane își verifică munca. Acesta nu este obiectivul conceptului de separare a sarcinilor, care este destinat să dea anumite sarcini unei persoane și alte sarcini altei persoane - conceptul nu este conceput pentru duplicarea sarcinilor, astfel încât este posibil ca erorile contabile să nu fie reduse. .
Termeni similari
Separarea sarcinilor este, de asemenea, cunoscută sub numele de segregarea sarcinilor.
