Un angajat fantomă este o persoană care se află pe salariul unui angajator, dar care nu lucrează efectiv pentru companie. Cineva din departamentul de salarizare creează și menține un angajat fantomă în sistemul de salarizare, apoi interceptează și încasează salariile destinate acestei persoane. Următoarele sunt modalități de a crea un angajat fantomă:
Un angajat efectiv părăsește compania și este apoi ținut în evidența salarizării pentru mai multe perioade de plată suplimentare, făptuitorul interceptând salariile suplimentare.
Un angajat efectiv pleacă în concediu și este menținut în evidența salarizării în timpul absenței sale, din nou cu salariile interceptate.
Un sistem complet fals este creat și menținut în sistem, toate salariile aferente fiind direcționate către făptuitor.
Primele două opțiuni sunt predispuse la descoperire, deoarece sistemul de salarizare va emite în cele din urmă un formular W-2 umflat angajatului ale cărui salarii se prelungesc, care ar putea fi detectat. Abordarea complet falsă a angajaților este mai sigură, deoarece nu există nimeni care să primească formularul W-2 aferent.
Un făptuitor poate opera o înșelătorie a unui angajat fantomă fără detectare atunci când există unul sau mai mulți manageri în companie care nu verifică încrucișat registrul de salarizare sau fișele de timp ale angajaților lor. Este relativ ușor să introduceți un angajat în departamentele lor. În schimb, prevenirea acestei fraude presupune ca toți supraveghetorii să efectueze o revizuire atentă a evidențelor de salarizare pentru rapoartele lor directe pentru a se asigura că toți angajații sunt valabili.
O modalitate bună de a detecta angajații fantomă este de a căuta pe oricine care are puține sau deloc deduceri din salariul său. Un făptuitor se confruntă rar cu crearea unui set complet de înscrieri de beneficii, mai ales că dacă face acest lucru se va reduce suma de bani pe care o pot fura de la angajator.
