Este necesar un proces de revizuire a creditului pentru a se asigura că o companie nu acordă credit clienților care nu pot plăti. Departamentul de credit se ocupă de toate recenziile de credit. Departamentul poate primi copii pe hârtie ale comenzilor de vânzare de la departamentul de introducere a comenzilor, documentând fiecare comandă solicitată de un client. În acest mediu manual, primirea unei comenzi de vânzări declanșează un proces de revizuire manuală în care personalul de credit poate bloca comenzile să ajungă la departamentul de expediere, cu excepția cazului în care transmite o copie aprobată managerului de expediere. Procedura de introducere a comenzilor pentru un sistem manual este prezentată mai jos:
Primiți comanda de vânzare . Departamentul de introducere a comenzilor trimite o copie a fiecărei comenzi de vânzări către departamentul de credit. Dacă clientul este unul nou, managerul de credit îl atribuie unei persoane din personalul de credit. O comandă de vânzare de la un client existent va fi dată probabil persoanei de credit deja atribuite clientului respectiv.
Emiteți o cerere de credit . Dacă clientul este unul nou sau nu a mai făcut afaceri cu compania de mult timp, trimiteți-i o cerere de credit și solicitați ca aceasta să fie completată și returnată direct la departamentul de credit. Acest lucru se poate face prin e-mail sau o pagină web pentru a accelera procesul de aplicare.
Colectați și examinați cererea de credit . La primirea unei comenzi de vânzare finalizate, examinați-o pentru a vă asigura că toate câmpurile au fost completate și contactați clientul pentru mai multe informații dacă unele câmpuri sunt incomplete. Apoi colectați un raport de credit, situații financiare ale clienților, referințe bancare și referințe de credit.
Atribuiți nivelul de credit . Pe baza informațiilor colectate și a algoritmului companiei pentru acordarea creditului, determinați o sumă de credit pe care compania este dispusă să o acorde clientului. De asemenea, poate fi posibil să ajustați nivelul creditului dacă un client este dispus să semneze o garanție personală.
Reține comanda (opțional) . Dacă comanda de vânzare provine de la un client existent și există o factură existentă neplătită și nerezolvată de la client pentru mai mult de $ ___, puneți o reținere pe comanda de vânzare. Contactați clientul și informați-l că comanda va fi ținută în așteptare până la achitarea facturii restante.
Obțineți o asigurare de credit (opțional) . În cazul în care compania folosește asigurarea de credit, transmiteți informațiile relevante despre clienți asigurătorului pentru a vedea dacă va asigura riscul de credit.
Verificați creditul rămas (opțional) . Este posibil ca o comandă de vânzare să fi fost redirecționată de la departamentul de introducere a comenzilor pentru un client existent căruia i sa acordat deja credit. În această situație, personalul de credit compară suma rămasă a creditului disponibil cu suma comenzii de vânzare și aprobă comanda dacă există suficient credit pentru comandă. În caz contrar, personalul de credit are în vedere o creștere unică a nivelului de credit pentru a accepta comanda sau contactează clientul pentru a aranja un alt aranjament de plată.
Aprobă comanda de vânzare . Dacă personalul de credit aprobă nivelul de credit necesar pentru o comandă de vânzări, ștampilează comanda de vânzare ca fiind aprobată, semnează formularul și transmite o copie către departamentul de expediere pentru îndeplinire. De asemenea, păstrează o copie.
Înregistrați documentația de credit . Creați un fișier pentru client și stocați în el toate informațiile care au fost colectate ca parte a procesului de examinare a creditului.
