Un sistem de numerar mic este un set de politici, proceduri, controale și forme pe care o companie le folosește pentru a distribui numerar pentru diverse nevoi diverse, cum ar fi rechizite și servicii de birou. Procesul de bază al înființării unui sistem de numerar mic este:
Locație . Decideți locațiile în care vor fi instalate fonduri mici în numerar. Poate fi una singură pentru întreaga companie sau poate una pentru fiecare clădire sau departament.
Finanțare . Decideți dimensiunea fondului de numerar mic în fiecare locație. Acest lucru este de obicei cuprins între 100 și 500 USD. Având în vedere riscul ridicat al furtului de numerar mic, în general, este mai bine să nu se creeze fonduri mici de numerar excesiv de mari, chiar dacă fondurile mai mici trebuie alimentate mai frecvent.
Custode . Numiți custodii în numerar mic. Aceștia sunt, de obicei, personal administrativ care se află la fața locului cea mai mare parte a zilei și care are suficiente abilități clericale pentru a menține cantitatea necesară de păstrare a evidenței cu un grad ridicat de acuratețe.
Cutii . Configurați cutii de numerar mic blocate sau sertare de birou închise, inclusiv o aprovizionare cu bonuri de numerar mic. Poate fi necesar să creați o alarmă care să sune dacă o cutie sau un sertar sunt accesate necorespunzător.
Vouchere . Cumpărați un set de bonuri de numerar mic de la un magazin de articole de birou. Nu este nevoie să creați un formular personalizat.
Finanțează cutii mici de numerar . Mutați suma de numerar desemnată în fiecare cutie de numerar mic și înregistrați transferul în registrul general ca o mișcare de numerar într-un cont separat de numerar mic.
Antrenament . Instruiește-i pe custodii în numerar mic despre cum să evaluezi cererile pentru numerar mic, cum să completezi tichete în schimbul plăților în numerar și când să solicite înlocuirea numerarului când nivelurile de numerar sunt scăzute.
Reconcilierea . Adoptați o procedură prin care o persoană contabilă examinează periodic suma de numerar și încasări din fiecare casetă mică pentru a vedea dacă totalul se potrivește cu suma inițială a finanțării stabilită pentru casetă și pentru a concilia eventualele varianțe.
Reaprovizionare și înregistrare . Adoptați o procedură prin care casierul completează cantitatea de numerar din fiecare cutie de numerar mic, așa cum a solicitat custodii de numerar mic. Aceasta implică și rezumarea și înregistrarea tuturor cheltuielilor în registrul mare.
Sistemul de numerar mic trebuie să încorporeze un număr suficient de controale pentru a atenua riscurile ca numerarul mic să fie furat sau că acesta va fi acordat pentru cereri de rambursare necorespunzătoare sau că cheltuielile cu numerar mic sunt înregistrate în mod necorespunzător. Ar trebui să revizuiți periodic problemele de control care au apărut, pentru a vedea dacă sistemul de controale ar trebui ajustat pentru a reduce riscul de pierdere.
Sistemul de numerar mic a fost înlocuit în multe companii de carduri de achiziții, care sunt carduri de credit controlate de companie. Cardurile de aprovizionare au avantajul unic de a elimina numerar ușor accesibil din sediul companiei. O altă alternativă este ca angajații să cumpere articole cu fonduri proprii și apoi să le ramburseze angajaților cu rapoarte de cheltuieli. Dacă se folosește ultima opțiune, încurajați angajații să prezinte frecvent rapoarte de cheltuieli, astfel încât să nu finanțeze cheltuielile companiei pentru mult timp. Aceasta înseamnă, de asemenea, că rapoartele de cheltuieli trimise ar trebui procesate cât mai repede posibil.
