Proiectarea sistemelor de contabilitate
Sistemul contabil este în esență o bază de date cu informații despre tranzacțiile comerciale. Utilizarea principală a unei baze de date este ca sursă de informații, astfel încât sistemul contabil trebuie să fie conceput într-un mod care să fie rentabil în furnizarea informațiilor necesare. Factorii cheie în proiectarea sistemului contabil sunt următorii:
Intrare simplă sau dublă . O afacere foarte mică funcționează pur și simplu prin înregistrarea încasărilor și plăților în numerar în carnetul de cecuri. Acesta este cunoscut ca un sistem de intrare unică și este adecvat numai atunci când un proprietar de companie nu are niciun interes să afle despre valoarea activelor și pasivelor deținute de o companie. Sistemul cu intrare simplă este extrem de simplist, dar poate fi adecvat. Sistemul cu intrare dublă este conceput pentru a înregistra nu numai vânzările și cheltuielile, ci și activele, pasivele și capitalurile proprii, oferind astfel mai multe informații. Sistemul cu intrare dublă necesită mai multă abilitate în înregistrarea tranzacțiilor și este utilizat de toate organizațiile mai mari.
Numerar sau bază de acumulare . Baza de numerar a contabilității înregistrează numai tranzacțiile pe măsură ce numerarul este primit sau cheltuit, în timp ce baza de acumulare înregistrează tranzacțiile atunci când acestea ar trebui recunoscute, indiferent de modificările de numerar. Baza de acumulare este necesară pentru a respecta oricare dintre cadrele contabile, cum ar fi Principiile contabile acceptate în general sau Standardele internaționale de raportare financiară. Dacă vă așteptați să aveți nevoie de situații financiare auditate în viitor, utilizați baza de acumulare a contabilității.
Structura codului contului . Structura codului contului este denumirea numerică sau alfanumerică dată fiecărui cont în care sunt stocate informațiile. Un cod de cont lung, cum ar fi unul cu șapte sau mai multe cifre, permite o păstrare a înregistrărilor specifice. Cu toate acestea, necesită și mai multă muncă pentru întreținere și există un risc mai mare ca informațiile să fie codificate incorect în conturile greșite. Astfel, în general, este mai bine să mențineți complexitatea (adică lungimea) structurii codului contului la un nivel minim. Organizațiile mai mici pot găsi că o structură de cod de cont din trei cifre este suficientă pentru înregistrarea informațiilor, în timp ce entitățile mai mari, cu mai multe divizii, pot necesita structuri de cod considerabil mai complexe.
Conturi utilizate . Trebuie să decideți ce conturi să creați. Cel puțin (pentru un sistem de acumulare cu dublă intrare) veți avea nevoie de conturi pentru numerar, creanțe, inventar, active fixe, datorii, datorii acumulate, capitaluri proprii, venituri, costul bunurilor vândute și cheltuieli administrative. Cu toate acestea, chiar și o afacere mai mică are nevoie de mai multe ori de acest număr de conturi pentru a ține evidența adecvată a operațiunilor sale. În special, va fi probabil necesară menținerea unui număr de conturi de cheltuieli diferite, pentru a examina mai atent cheltuielile.
Reprezentarea divizională . O afacere mai mare poate adopta un set standard de conturi și le poate reproduce pentru fiecare dintre filialele sale. Acest lucru poate fi necesar și pentru liniile de produse sau instalațiile individuale. Acest nivel de detalii cu granulație fină este deosebit de comun atunci când o companie operează un sistem de costuri bazate pe activități.
Rapoarte . Informațiile stocate în sistemul contabil trebuie să fie agregate într-un sistem de rapoarte care sunt utilizate fie pentru a prezenta rezultatele financiare și poziția unei companii, fie pentru a furniza rapoarte mai specifice despre rezultatele financiare. Multe dintre aceste rapoarte sunt preambalate cu pachete software de contabilitate, deși o companie poate avea nevoi speciale care necesită rapoarte personalizate.
Proceduri . Un sistem de contabilitate nu este operațional până când nu există un set de proceduri în vigoare care să le arate utilizatorilor modul în care trebuie să funcționeze sistemul. Cele mai frecvente dintre aceste proceduri sunt de obicei documentate în detaliu și transmise angajaților prin sesiuni formale de formare.
Controale . Sunt necesare mai multe controale contabile pentru a se asigura că un sistem contabil funcționează în modul dorit. Aceste controale vor fi specifice companiei și pot solicita participarea auditorilor companiei sau a unui consultant extern pentru a se asigura că setul de controale instalate este adecvat pentru operațiunile companiei.
Multe dintre problemele care tocmai s-au menționat sunt atât de fundamentale încât trebuie să le obțineți chiar de la început sau să fiți în pericol de a fi nevoit să reconstruiți întregul sistem contabil la o dată ulterioară pentru a adapta orice modificări necesare. În special, cel mai bine este să adoptați imediat un sistem de evidență contabilă cu dublă intrare și contabilitate de angajamente.
