Contabilitatea fără hârtie implică procesarea tranzacțiilor care este complet electronică, fără hârtie implicată în niciun proces de afaceri. Intenția este de a eficientiza procesele, de a reduce ratele de eroare ale tranzacțiilor și de a elimina stocarea documentelor. Cu toate acestea, acesta este mai mult un concept decât o realitate în majoritatea organizațiilor. În schimb, companiile tind să se deplaseze în direcția generală a operațiunilor fără hârtie în timp, implementând o serie de îmbunătățiri fără hârtie la sistemele existente. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este externalizarea unor procese către terțe părți care au conceput soluții fără hârtie. De exemplu:
Raportarea cheltuielilor . Una dintre cele mai populare opțiuni fără hârtie este ca angajații să se conecteze la un site web specializat în rambursarea raportului de cheltuieli. Aceștia introduc informațiile referitoare la raportul de cheltuieli, după cum este necesar, transmit versiuni electronice ale chitanțelor lor, la cererea sistemului, și sunt plătite de ACH. Nicio hârtie nu ajunge niciodată la companie.
Lockbox . Clienții pot trimite plăți cu cecuri la o casetă de blocare operată de banca unei companii. Banca scanează cecurile și postează aceste informații pe un site web securizat, pe care casierul companiei îl accesează în fiecare zi pentru a extrage informații de plată.
Salarizare . Angajații își pot introduce timpul lucrat printr-un portal online, după care furnizorul procesează salariile și emite o plată ACH angajaților.
Datorii . Personalul datoriilor poate introduce datoriile pe un site web controlat de bancă, poate desemna ce articole urmează să fie plătite și să emită plăți bancare ACH.
De asemenea, este posibil să aveți contabilitate fără hârtie cu procese interne, deși acest lucru este posibil de obicei numai atunci când există un sistem la nivelul întregii întreprinderi. În acest caz, tranzacțiile pot fi inițiate în alte departamente, iar sistemul notifică automat personalul contabil că trebuie luate măsuri. De exemplu, departamentul de expediere livrează mărfuri, iar software-ul îl notifică pe funcționarul de facturare să emită o factură; nu se trimite nici o notificare de expediere pe suport de hârtie grefierului de facturare.
De asemenea, este posibil să vă angajați într-o anumită măsură în contabilitatea fără hârtie prin scanarea documentelor într-o bază de date on-line, care este apoi legată de tranzacții specifice din sistemul contabil. Cu toate acestea, poate fi o cantitate considerabilă de muncă implicată în scanare, iar documentele originale pot fi păstrate în continuare. În consecință, digitalizarea documentelor existente nu abordează cu adevărat conceptul de bază al contabilității fără hârtie, care este acela de a nu avea documente pentru început.
