Un registru general este un fișier format din conturile utilizate pentru a înregistra tranzacțiile comerciale ale unei organizații. Registrul general are un șablon specific definit, care este utilizat pentru a organiza o multitudine de tranzacții care pot fi stocate în fișier. Șablonul poate varia oarecum în funcție de pachetul software de contabilitate, dar include de obicei următoarele câmpuri:
Numărul contului . Acesta este desemnatorul principal pentru un cont. Există mai multe configurații posibile ale numărului de cont, cum ar fi două cifre pentru un cod de companie, încă două cifre pentru un cod de departament în cadrul fiecărei companii și încă trei cifre pentru un anumit activ, pasiv, capital propriu, venituri sau element de cheltuieli din fiecare departament.
Numele contului . Acesta este numele fiecărui cont. În mod normal, este configurat într-un fișier separat și apare automat în registrul general atunci când este introdus un număr de cont.
Debit . Acesta este câmpul în care se face porțiunea de debit a unei intrări.
Credit . Acesta este câmpul în care se face partea de credit a unei intrări.
Număr tranzacție . Un număr de tranzacție este introdus ca parte a fiecărei tranzacții, posibil și cu un identificator care descrie tipul de activitate înregistrată. De exemplu, un număr de tranzacție de intrare în jurnal poate fi precedat de „JE”, în timp ce o chitanță de numerar introdusă prin sistemul de încasări de numerar poate fi precedată de „CR”.
Totaluri . Există un rând cu totaluri în partea de jos a fiecărui detaliu al contului, indicând totalul debitului și totalul creditului începând cu data registrului general. Poate exista, de asemenea, un total de rulare calculat în dreapta celorlalte câmpuri de registru general, indicând soldul contului final la fiecare tranzacție.
Majoritatea registrelor generale permit, de asemenea, introducerea informațiilor bugetare. Aceste informații pot fi stocate într-un fișier separat și apar doar în situațiile financiare atunci când situațiile folosesc un format bugetar față de formatul real.
