Aprobările ar trebui evitate pe cât posibil în procesul de plată a conturilor. Există un blocaj semnificativ implicat în așteptarea ca un manager să aprobe o factură, deci utilizați cât mai multe alte alternative posibil. De exemplu:
Folosiți comanda de achiziție ca aprobare . Dacă departamentul de achiziții a emis deja un ordin de cumpărare, atunci ordinul de achiziție în sine ar trebui să fie o dovadă suficientă că o factură poate fi plătită.
Eliminați aprobările pentru sume mici . Stabiliți o valoare prag a facturii, sub care nu este nevoie de aprobare.
Folosiți aprobări negative . Trimiteți o copie a facturii unui aprobator, cu instrucțiuni pentru a răspunde numai dacă există o problemă cu factura. Personalul de plătit al conturilor va presupune că toate celelalte facturi au fost aprobate în mod implicit.
Obțineți aprobări personal . Dacă este absolut necesar să obțineți o aprobare, cereți unui contabil să livreze manual factura, să răspundă la orice întrebări adresate de aprobator și să readucă factura semnată. Acest lucru necesită mult timp, dar se asigură că facturile vor fi returnate în timp util.
