Un depozit returnat apare atunci când o companie depune un cec la banca sa, iar banca refuză să depună suma aferentă de numerar în contul bancar al companiei. Acest lucru se poate întâmpla din următoarele motive:
Banca pe care a fost inițial extras cecul respinge cecul. Acest lucru se întâmplă atunci când contul pe care a fost extras cecul conține mai puțini bani numerici decât suma menționată pe cec.
Există o eroare la cec, cum ar fi o semnătură lipsă, data, numele beneficiarului sau suma.
Cecul a fost extras pe o bancă situată într-o altă țară, ceea ce duce de obicei la o respingere automată.
Ori de câte ori este returnat un depozit, banca nu îl include ca sursă de numerar în extrasul bancar de sfârșit de lună pe care îl trimite companiei. Dacă compania a înregistrat deja depozitul în contul de numerar în propriile sale evidențe (așa cum se întâmplă practic întotdeauna înainte de a efectua un depozit bancar), trebuie să inverseze acest depozit în propriile sale evidențe. În caz contrar, soldul contabil în numerar va fi mai mare decât soldul bancar în numerar, diferența fiind suma depozitului returnat.
Inversarea depozitului este de obicei gestionată prin modulul de încasări de numerar al software-ului de contabilitate al companiei, care va credita contul de numerar și va debita contul de creanță (presupunând că plățile aferente cecurilor au fost pentru facturile restante datorate de la clienți).
În plus, banca va percepe probabil o taxă de serviciu legată de depozitul returnat, deși această sumă poate fi inclusă în taxa totală de servicii pentru luna respectivă. Compania trebuie să înregistreze comisionul ca credit în contul de numerar și ca debit într-un cont de cheltuieli.
Personalul de colectare ar trebui să fie informat cu privire la toate cecurile returnate, astfel încât să poată contacta imediat clienții aferenți pentru a se asigura că se efectuează plăți înlocuitoare.
