Contabilitatea amortizării necesită o serie continuă de intrări pentru a percepe un activ fix în cheltuială și, în cele din urmă, pentru a-l recunoaste. Aceste intrări sunt concepute pentru a reflecta utilizarea continuă a mijloacelor fixe în timp.
Amortizarea este încărcarea treptată a costului unui activ pe durata de viață utilă așteptată. Motivul utilizării amortizării pentru a reduce treptat costul înregistrat al unui activ fix este recunoașterea unei părți din cheltuielile activului în același timp în care compania înregistrează veniturile generate de activul fix. Astfel, dacă ați încărca costul unui întreg activ fix la cheltuială într-o singură perioadă contabilă, dar acesta a generat venituri timp de ani de zile în viitor, aceasta ar fi o tranzacție contabilă necorespunzătoare conform principiului de potrivire, deoarece veniturile nu sunt echivalate cu cheltuieli aferente.
În realitate, veniturile nu pot fi întotdeauna asociate direct cu un anumit activ fix. În schimb, ele pot fi mai ușor asociate cu un întreg sistem de producție sau cu un grup de active.
Intrarea în jurnal pentru amortizare poate fi o intrare simplă concepută pentru a găzdui toate tipurile de active fixe sau poate fi subdivizată în intrări separate pentru fiecare tip de activ fix.
Înregistrarea de bază a jurnalului pentru amortizare este debitarea contului de cheltuieli de amortizare (care apare în contul de profit și pierdere) și creditarea contului de amortizare cumulată (care apare în bilanț ca un cont care reduce valoarea activelor fixe). În timp, soldul de amortizare acumulat va continua să crească pe măsură ce i se adaugă mai multă amortizare, până când acesta este egal cu costul inițial al activului. În acel moment, opriți înregistrarea oricărei cheltuieli de amortizare, deoarece costul activului a fost acum redus la zero.
De exemplu, ABC Company calculează că ar trebui să aibă o cheltuială de amortizare de 25.000 USD în luna curentă. Intrarea este:
