O plată anticipată se face atunci când o companie vânzătoare primește plata de la un cumpărător înainte ca vânzătorul să fi expediat bunuri sau să ofere servicii cumpărătorului. Plata în avans poate avea loc în trei circumstanțe:
Un cumpărător dorește un tratament preferat pentru o comandă
Vânzătorul refuză să acorde credit unui cumpărător
Cumpărătorul se bazează pe disponibilitatea contabilă și dorește să înregistreze o cheltuială devreme plătind devreme
Contabilitatea plăților în avans
Vom aborda contabilitatea plăților în avans atât din perspectiva cumpărătorului, cât și a vânzătorului.
Perspectiva cumpărătorului . Din perspectiva cumpărătorului, o plată anticipată este înregistrată ca debit în contul de cheltuieli preplătite și un credit în contul de numerar. Când elementul preplătit este consumat în cele din urmă, se debită un cont de cheltuieli relevant și se creditează contul de cheltuieli preplătite. Cumpărătorii pot utiliza în exces contul de cheltuieli preplătite, ceea ce duce la urmărirea unui număr mare de articole mici preplătite. Pentru a evita cheltuielile de urmărire a prea multor articole, contabilitatea plății în avans ar trebui să fie utilizată numai dacă o plată în avans depășește o anumită valoare prag minimă; toate celelalte cheltuieli ar trebui să fie imputate cheltuielilor, chiar dacă nu au fost încă consumate.
Perspectiva vânzătorului . Din perspectiva vânzătorului, o plată anticipată este înregistrată ca un credit într-un cont de pasiv pentru plăți anticipate și un debit în contul de numerar. Atunci când comanda clientului preplătită este expediată în cele din urmă, contul de plată anticipată este debitat și contul de venituri relevant este creditat. Au loc puține plăți în avans, astfel încât aceste articole sunt relativ ușor de urmărit.
Pe scurt, o plată anticipată este înregistrată ca un activ de către un cumpărător și ca o datorie de către un vânzător. Aceste elemente sunt de obicei indicate ca active curente și, respectiv, datorii curente în bilanțul fiecărei părți, deoarece acestea sunt în general soluționate în termen de un an.
De exemplu, o companie plătește 12.000 USD în avans pentru publicitatea pe internet care se va prelungi pe parcursul unui an întreg. Compania percepe inițial întreaga sumă în contul de cheltuieli preplătite și apoi încarcă 1.000 USD din acesta în contul de cheltuieli publicitare în fiecare lună următoare, pentru a reflecta utilizarea cheltuielilor. Activul de cheltuieli preplătite este eliminat până la sfârșitul anului.
Ca un alt exemplu, o companie de arat zăpadă primește o plată în avans de 10.000 USD de la un client în schimbul arării parcării sale în fiecare din următoarele patru luni. Compania de arat inițial înregistrează chitanța ca o datorie și apoi mută în mod ratabil suma într-un cont de venituri la rata de 2.500 USD pe lună în fiecare din următoarele patru luni.
