Un document sursă este documentul original care conține detaliile unei tranzacții comerciale. Un document sursă surprinde informațiile cheie despre o tranzacție, cum ar fi numele părților implicate, sumele plătite (dacă există), data și substanța tranzacției. Documentele sursă sunt identificate frecvent cu un număr unic, astfel încât să poată fi diferențiate în sistemul contabil. Pre-numerotarea documentelor este deosebit de utilă, deoarece permite unei companii să investigheze dacă lipsesc documente.
Odată ce informațiile dintr-un document sursă au fost înregistrate în sistemul contabil, documentul sursă este indexat pentru acces ușor și arhivat. Documentele generate în ultimul an sunt, în general, stocate la fața locului, documentele mai vechi fiind stocate în spații de depozitare externe mai puțin costisitoare.
Documentele sursă sunt esențiale pentru auditori, care le utilizează ca dovadă a faptului că au avut loc tranzacții înregistrate. Un document sursă este, de asemenea, utilizat de companii ca dovadă atunci când tratează cu partenerii lor de afaceri, de obicei în ceea ce privește o plată. Exemple de documente sursă sunt:
Cec anulat
Credit memo
Formular de depunere
Raport de cheltuieli
Factura fiscala
Formular de solicitare a materialelor
Comandă de achiziție
Cartea de timp
Chitanță
În scopuri probatorii, imaginile electronice ale documentelor sursă sunt în general acceptabile, deși documentația pe hârtie poate fi necesară în unele cazuri.
De obicei, este necesar să păstrați documentele sursă timp de câțiva ani. Serviciul de venituri interne impune intervale de păstrare pentru unele tipuri de documente legate de salarizare. Dacă există vreo întrebare cu privire la perioada de păstrare a unui document, consultați un avocat cu cunoștințe.
