Costurile bazate pe activități (ABC) sunt o metodologie pentru alocarea mai precisă a costurilor generale prin atribuirea acestora activităților. Odată ce costurile sunt atribuite activităților, costurile pot fi atribuite obiectelor de cost care utilizează acele activități. Sistemul poate fi utilizat pentru reducerea țintită a costurilor generale. ABC funcționează cel mai bine în medii complexe, unde există multe mașini și produse și procese încurcate care nu sunt ușor de rezolvat. Dimpotrivă, este mai puțin util într-un mediu raționalizat în care procesele de producție sunt prescurtate.
Fluxul procesului de stabilire a costurilor bazat pe activitate
Costurile bazate pe activități se explică cel mai bine prin parcurgerea diferiților pași. Sunt:
Identificați costurile . Primul pas în ABC este identificarea acelor costuri pe care dorim să le alocăm. Acesta este pasul cel mai critic în întregul proces, deoarece nu vrem să pierdem timpul cu un domeniu de aplicare excesiv de vast. De exemplu, dacă dorim să determinăm costul integral al unui canal de distribuție, vom identifica costurile de publicitate și depozitare legate de acel canal, dar vom ignora costurile de cercetare, deoarece acestea sunt legate de produse, nu de canale.
Încărcați grupuri de costuri secundare . Creați grupuri de costuri pentru acele costuri suportate pentru a furniza servicii către alte părți ale companiei, mai degrabă decât să susțineți direct produsele sau serviciile unei companii. Conținutul grupurilor de costuri secundare include, de obicei, servicii informatice și salarii administrative și costuri similare. Aceste costuri sunt alocate ulterior altor grupuri de costuri care se referă mai direct la produse și servicii. Pot exista mai multe dintre aceste grupuri de costuri secundare, în funcție de natura costurilor și de modul în care vor fi alocate.
Încărcați grupuri de costuri primare . Creați un set de grupuri de costuri pentru aceste costuri mai strâns aliniate cu producția de bunuri sau servicii. Este foarte obișnuit să existe grupuri de costuri separate pentru fiecare linie de produse, deoarece costurile tind să apară la acest nivel. Astfel de costuri pot include cercetarea și dezvoltarea, publicitatea, achizițiile și distribuția. În mod similar, ați putea lua în considerare crearea unor grupuri de costuri pentru fiecare canal de distribuție sau pentru fiecare facilitate. Dacă loturile de producție au lungimi foarte variabile, atunci luați în considerare crearea unor grupuri de costuri la nivel de lot, astfel încât să puteți atribui în mod adecvat costurile în funcție de dimensiunea lotului.
Măsurați factorii de activitate . Utilizați un sistem de colectare a datelor pentru a colecta informații despre driverele de activitate care sunt utilizate pentru a aloca costurile din grupurile de costuri secundare către grupurile de costuri primare, precum și pentru a aloca costurile din grupurile de costuri primare obiectelor de cost. Poate fi costisitor să acumulezi informații despre driverul de activitate, deci folosește driverele de activitate pentru care sunt deja colectate informații, acolo unde este posibil.
Alocați costurile în grupurile secundare la grupurile primare . Utilizați driverele de activitate pentru a repartiza costurile din grupurile de costuri secundare la grupurile de costuri primare.
Charge costurile la obiecte de cost . Utilizați un driver de activitate pentru a aloca conținutul fiecărui grup de costuri primar obiectelor de cost. Va exista un driver de activitate separat pentru fiecare grup de costuri. Pentru a aloca costurile, împărțiți costul total din fiecare grup de costuri la suma totală a activității din driverul de activitate, pentru a stabili costul pe unitate de activitate. Apoi alocați costul pe unitate obiectelor de cost, pe baza utilizării lor de către driverul de activitate.
Formulează rapoarte . Convertiți rezultatele sistemului ABC în rapoarte pentru gestionarea consumului. De exemplu, dacă sistemul a fost inițial conceput pentru a acumula informații generale pe regiuni geografice de vânzări, atunci raportați veniturile obținute în fiecare regiune, toate costurile directe și cheltuielile generale derivate din sistemul ABC. Acest lucru oferă managementului o vizualizare completă a costurilor rezultatelor generate de fiecare regiune.
Acționați asupra informațiilor . Cea mai obișnuită reacție de management la un raport ABC este reducerea cantității de factori de activitate utilizată de fiecare obiect de cost. Acest lucru ar trebui să reducă suma cheltuielilor generale utilizate.
Am ajuns la o alocare completă ABC a costurilor generale pentru acele obiecte de cost care merită să fie taxate cu costurile generale. Procedând astfel, managerii pot vedea ce activități trebuie reduse pentru a micșora o sumă corespunzătoare din costurile generale. De exemplu, dacă costul unei singure comenzi de cumpărare este de 100 USD, managerii se pot concentra pe lăsarea sistemului de producție să plaseze automat comenzi de cumpărare sau pe utilizarea cardurilor de achiziție ca modalitate de a evita comenzile de cumpărare. Oricare dintre soluții are ca rezultat mai puține comenzi de achiziție și, prin urmare, costuri mai mici ale departamentului de achiziții.
Utilizări ale costurilor bazate pe activități
Avantajul fundamental al utilizării unui sistem ABC este determinarea mai precisă a modului în care se utilizează cheltuielile generale. După ce aveți un sistem ABC, puteți obține informații mai bune despre următoarele probleme:
Costurile activității . ABC este conceput pentru a urmări costul activităților, astfel încât să îl puteți utiliza pentru a vedea dacă costurile activității sunt conforme cu standardele din industrie. Dacă nu, ABC este un instrument excelent de feedback pentru măsurarea costului continuu al anumitor servicii, deoarece managementul se concentrează pe reducerea costurilor.
Rentabilitatea clientului . Deși majoritatea costurilor suportate pentru clienții individuali sunt pur și simplu costuri ale produselor, există, de asemenea, o componentă generală, cum ar fi niveluri neobișnuit de ridicate de servicii pentru clienți, gestionarea returnării produselor și acorduri de marketing cooperative. Un sistem ABC poate sorta aceste costuri generale suplimentare și vă poate ajuta să determinați ce clienți câștigă de fapt un profit rezonabil. Această analiză poate duce la renunțarea unor clienți neprofitabili sau la punerea unui accent mai mare pe acei clienți care obțin cele mai mari profituri ale companiei.
Costul distribuției . Compania tipică folosește o varietate de canale de distribuție pentru a-și vinde produsele, cum ar fi retail, Internet, distribuitori și cataloage de comandă prin poștă. Majoritatea costurilor structurale ale întreținerii unui canal de distribuție sunt cheltuieli generale, deci dacă puteți stabili în mod rezonabil ce canale de distribuție utilizează cheltuielile generale, puteți lua decizii pentru a modifica modul în care sunt utilizate canalele de distribuție sau chiar pentru a renunța la canale neprofitabile.
Faceți sau cumpărați . ABC oferă o imagine cuprinzătoare a fiecărui cost asociat cu fabricarea internă a unui produs, astfel încât să puteți vedea cu exactitate ce costuri vor fi eliminate dacă un articol este externalizat, comparativ cu care costuri vor rămâne.
Margini . Cu alocarea corectă a cheltuielilor generale de la un sistem ABC, puteți determina marjele diferitelor produse, linii de produse și filiale întregi. Acest lucru poate fi destul de util pentru a determina unde să poziționați resursele companiei pentru a obține cele mai mari marje.
Preț minim . Prețul produsului se bazează într-adevăr pe prețul pe care îl va suporta piața, dar managerul de marketing ar trebui să știe care este costul produsului, pentru a evita vânzarea unui produs care va pierde banii unei companii la fiecare vânzare. ABC este foarte bun pentru a determina care costuri generale ar trebui incluse în acest cost minim, în funcție de circumstanțele în care produsele sunt vândute.
Costul facilității de producție . De obicei, este destul de ușor să separați costurile generale la nivelul întregii fabrici, astfel încât să puteți compara costurile de producție între diferite instalații.
În mod clar, există multe utilizări valoroase pentru informațiile furnizate de un sistem ABC. Cu toate acestea, aceste informații vor fi disponibile numai dacă proiectați sistemul pentru a furniza setul specific de date necesare pentru fiecare decizie. Dacă instalați un sistem ABC generic și îl utilizați pentru deciziile de mai sus, este posibil să constatați că acesta nu oferă informațiile de care aveți nevoie. În cele din urmă, proiectarea sistemului este determinată de o analiză cost-beneficiu a deciziilor pe care doriți să le asiste și dacă costul sistemului merită beneficiul informațiilor rezultate.
Probleme cu costurile bazate pe activități
Multe companii inițiază proiecte ABC cu cele mai bune intenții, doar pentru a vedea că o proporție foarte mare dintre proiecte fie eșuează, fie, în cele din urmă, nu mai sunt folosite. Există mai multe motive pentru aceste probleme, care sunt:
Volumul grupului de costuri . Avantajul unui sistem ABC este calitatea înaltă a informațiilor pe care le produce, dar acest lucru vine cu costul utilizării unui număr mare de grupuri de costuri - și cu cât există mai multe grupuri de costuri, cu atât este mai mare costul de gestionare a sistemului. Pentru a reduce acest cost, efectuați o analiză continuă a costului pentru menținerea fiecărui grup de costuri, în comparație cu utilitatea informațiilor rezultate. Acest lucru ar trebui să mențină numărul grupurilor de costuri la proporții ușor de gestionat.
Timp de instalare . Sistemele ABC sunt notoriu dificile de instalat, instalările multianuale fiind norma atunci când o companie încearcă să le instaleze pe toate liniile de produse și facilități. Pentru astfel de instalații cuprinzătoare, este dificil să se mențină un nivel ridicat de gestionare și sprijin bugetar pe măsură ce trec lunile fără ca instalarea să fie finalizată. Ratele de succes sunt mult mai mari pentru instalațiile ABC mai mici și mai bine direcționate.
Surse de date cu mai multe departamente . Un sistem ABC poate necesita introducerea datelor de la mai multe departamente și fiecare dintre aceste departamente poate avea priorități mai mari decât sistemul ABC. Astfel, cu cât numărul departamentelor implicate în sistem este mai mare, cu atât este mai mare riscul ca intrările de date să eșueze în timp. Această problemă poate fi evitată prin proiectarea sistemului pentru a avea nevoie doar de informații de la cei mai susținători manageri.
Baza proiectului . Multe proiecte ABC sunt autorizate pe bază de proiect, astfel încât informațiile sunt colectate o singură dată; informațiile sunt utile pentru situația operațională actuală a unei companii și scad treptat în utilitate pe măsură ce structura operațională se schimbă în timp. Este posibil ca conducerea să nu autorizeze finanțarea pentru proiecte ABC suplimentare mai târziu, așa că ABC tinde să fie „făcut” o dată și apoi aruncat. Pentru a atenua această problemă, construiți cât mai mult din structura de colectare a datelor ABC în sistemul contabil existent, astfel încât costul acestor proiecte să fie redus; la un cost mai mic, este mai probabil ca în viitor să fie autorizate proiecte ABC suplimentare.
Raportarea timpului neutilizat . Atunci când o companie cere angajaților săi să raporteze timpul petrecut pentru diferite activități, ei au o tendință puternică de a se asigura că sumele raportate sunt egale cu 100% din timpul lor. Cu toate acestea, există o cantitate mare de timp liber în ziua de lucru a oricui, care poate implica pauze, întâlniri administrative, jocuri pe Internet și așa mai departe. Angajații maschează de obicei aceste activități repartizând mai mult timp pentru alte activități. Aceste numere umflate reprezintă alocări greșite ale costurilor în sistemul ABC, uneori cu sume destul de substanțiale.
Set de date separat . Un sistem ABC rareori poate fi construit pentru a extrage toate informațiile de care are nevoie direct din registrul general. În schimb, necesită o bază de date separată care extrage informații din mai multe surse, dintre care doar una este conturile contabile existente. Poate fi destul de dificil să mențineți această bază de date suplimentară, deoarece necesită un timp suplimentar semnificativ pentru personal pentru care este posibil să nu existe un buget adecvat. Cea mai bună soluție este de a proiecta sistemul pentru a solicita cantitatea minimă de informații suplimentare, altele decât cele care sunt deja disponibile în registrul general.
Utilizare vizată . Beneficiile ABC sunt cele mai evidente atunci când informațiile de contabilitate a costurilor sunt dificil de discernut, datorită prezenței mai multor linii de produse, mașinile fiind utilizate pentru producția multor produse, numeroase configurări de mașini și așa mai departe - cu alte cuvinte, în producția complexă medii. Dacă o companie nu operează într-un astfel de mediu, atunci poate cheltui o mulțime de bani pe o instalație ABC, doar pentru a constata că informațiile rezultate nu sunt prea valoroase.
Gama largă de probleme menționate aici ar trebui să arate clar că ABC tinde să urmeze o cale accidentată în multe organizații, cu tendința ca utilitatea sa să scadă în timp. Dintre sugestiile de atenuare a problemelor menționate aici, punctul cheie este de a construi un sistem ABC foarte vizat, care să producă cele mai critice informații la un cost rezonabil. Dacă acel sistem prinde rădăcini în compania dvs., atunci luați în considerare o extindere treptată, în timpul căreia vă extindeți în continuare numai dacă există un beneficiu clar și demonstrabil în acest sens. Cel mai rău lucru pe care îl puteți face este să instalați un sistem ABC mare și cuprinzător, deoarece este scump, întâmpină cea mai mare rezistență și este cel mai probabil să eșueze pe termen lung.
Termeni similari
Costurile bazate pe activitate sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de costuri abc, metoda abc și metoda costurilor abc.
