Ciclul de colectare a numerarului este numărul de zile necesare pentru colectarea creanțelor. Măsura este importantă pentru urmărirea capacității unei companii de a acorda o sumă rezonabilă de credit clienților demni, precum și de a colecta creanțe în timp util. Conceptul nu este același cu ciclul de conversie a numerarului, care este o perioadă mai lungă care începe cu ieșirea de numerar pentru plata bunurilor și se încheie cu primirea ulterioară a numerarului din vânzarea bunurilor respective. Calculul pentru ciclul de colectare este de a împărți vânzările anuale de credite la 365 și de a împărți rezultatul în conturi de creanță medii. Formula este:
Conturi de primit medii ÷ (vânzări anuale de credite ÷ 365)
Ciclul de colectare a numerarului trebuie păstrat cât mai scurt posibil din următoarele motive:
Colectarea rapidă înseamnă mai mulți bani la îndemână, ceea ce reduce cerințele de împrumut ale unei companii
Este posibil ca o factură mai veche să nu fie acceptabilă ca garanție pentru un împrumut
Este posibil ca o factură mai veche să nu fie acceptabilă pentru reducerea facturilor
O factură este, în general, mai dificil de colectat cu cât rămâne mai mult timp restantă
Dimpotrivă, ar putea fi acceptabil să existe un ciclu mai lung de colectare a numerarului dacă conducerea folosește o politică de credit relaxată pentru a extinde creditul către clienți mai marginalizați pentru care probabilitatea de colectare este mai mică decât de obicei.
Ar trebui să încercați întotdeauna să colectați mai devreme conturi neplătite, pentru a accelera fluxul de numerar. Mai multe tehnici pentru a face acest lucru sunt:
Facturați prompt . Emiteți întotdeauna o factură către client de îndată ce livrarea mărfii sau furnizarea serviciilor au fost finalizate. În caz contrar, întârziați încasarea oferind niciodată clientului vreun document din care să plătească.
Contactați clientul înainte de scadență . Poate fi rentabil să contactați acei clienți cu solduri de creanță mai mari restante înainte de termenele scadente ale facturii. Motivul este că puteți descoperi o problemă de plată la care puteți începe să lucrați imediat, mai degrabă decât câteva săptămâni mai târziu, când în mod normal ați observa problema.
Scrisori inselatoare . Trimiteți o notificare automată către client, reamintindu-i că o plată este pe cale să fie scadentă sau este acum scadentă. Există o varietate de moduri de a trimite o scrisoare de încredere pentru a atrage atenția destinatarului, cum ar fi prin livrarea peste noapte.
Obțineți plata unor sume incontestabile . Dacă un client se plânge de un anumit element rând pe o factură, atunci insistați ca acesta să plătească pentru toate celelalte elemente rând - în timp ce continuați să investigați singurul articol care este în litigiu.
Vizită personală . Este mult mai dificil pentru un client să întârzie o plată atunci când stați în fața lor. În mod clar, acest lucru este rentabil numai pentru soldurile restante foarte mari.
Vânzătorul colectează . Dacă compania dvs. folosește un personal de vânzări practic pentru a efectua vânzări, aceste persoane au cele mai bune contacte la un client și, prin urmare, sunt în cea mai bună poziție pentru a colecta plata.
Luați înapoi marfa . Dacă clientul pur și simplu nu poate plăti și tu i-ai vândut marfa, atunci încearcă să recuperezi și să revândi marfa.
Emiteți scrisori de avocat . Cunoscută și sub denumirea de „nastygram”, aceasta este o amenințare de acțiune în justiție fără a întreprinde acțiuni în justiție. Este un mod relativ ieftin de a implica un avocat și este de obicei emis pe antetul avocatului.
Transferați la agenția de colectare . Dacă nu funcționează nicio altă metodă, transferați contul către o agenție de colectare, care poate fi mai agresivă cu activitățile sale de colectare decât sunteți dispus să fiți.
