Finanţa

Contabilitate cheltuieli preplătite

Definiția cheltuielilor preplătite

O cheltuială preplătită este o cheltuială plătită într-o perioadă contabilă, dar pentru care activul suport nu va fi consumat decât într-o perioadă viitoare. Când activul este consumat în cele din urmă, acesta este debitat în cheltuială. Dacă este consumat pe mai multe perioade, poate exista o serie de cheltuieli corespunzătoare cheltuielilor.

O cheltuială preplătită este înregistrată în bilanțul unei organizații ca activ curent până la consumare. Motivul desemnării actuale a activelor este că majoritatea activelor preplătite sunt consumate în câteva luni de la înregistrarea inițială. Dacă o cheltuială preplătită ar fi probabil să nu fie consumată în anul următor, aceasta ar fi clasificată în bilanț ca un activ pe termen lung (o raritate).

Un exemplu de cheltuială preplătită este asigurarea, care este plătită frecvent în avans pentru mai multe perioade viitoare; o entitate înregistrează inițial această cheltuială ca o cheltuială preplătită (un activ) și apoi o încasează pe cheltuială pe perioada de utilizare. Un alt element întâlnit în mod obișnuit în contul de cheltuieli preplătite este chiria plătită în avans.

Cheltuielile sunt înregistrate ca cheltuieli preplătite pentru a se potrivi mai bine cu recunoașterea lor ca cheltuieli cu perioadele în care sunt consumate efectiv. Dacă o afacere nu ar folosi conceptul de plăți anticipate, activele lor ar fi oarecum subevaluate pe termen scurt, la fel ca și profiturile lor. Conceptul de plăți anticipate nu este utilizat în baza contabilității, care este frecvent utilizată de organizațiile mai mici.

Contabilitate în avans

Contabilitatea de bază pentru o cheltuială preplătită urmează acești pași:

  1. La înregistrarea inițială a facturii furnizorului în sistemul contabil, verificați dacă elementul îndeplinește criteriile companiei pentru o cheltuială (activ) plătită în avans.

  2. Dacă articolul îndeplinește criteriile companiei, debitați-l în contul de cheltuieli preplătite. Dacă nu, încărcați suma facturată la cheltuială în perioada curentă.

  3. Înregistrați valoarea cheltuielilor în foaia de calcul de reconciliere a cheltuielilor preplătite.

  4. La sfârșitul perioadei contabile, stabiliți numărul de perioade peste care elementul va fi amortizat și introduceți aceste informații în foaia de calcul de reconciliere. Această intrare ar trebui să includă suma liniară de amortizare care va fi percepută în fiecare dintre perioadele aplicabile.

  5. La sfârșitul perioadei contabile, creați o înregistrare de ajustare care amortizează suma prestabilită în contul de cheltuieli cel mai relevant.

  6. După finalizarea tuturor amortizărilor, verificați dacă totalul din foaia de calcul se potrivește cu soldul total din contul de cheltuieli preplătite. Dacă nu, reconciliați-le pe cele două și reglați-le după cum este necesar.

O bună practică este să nu înregistrați cheltuieli mai mici în contul de cheltuieli preplătite, deoarece este nevoie de prea mult efort pentru a le urmări în timp. În schimb, percepeți aceste sume mai mici la cheltuială pe măsură ce sunt suportate. Pentru a extinde acest concept în continuare, luați în considerare încărcarea soldurilor rămase la cheltuială odată ce acestea au fost amortizate până la un anumit nivel minim. Ambele acțiuni ar trebui să fie guvernate de o politică contabilă formală care stabilește pragul la care cheltuielile plătite în avans vor fi imputate cheltuielilor.

Exemplu de cheltuieli preplătite

O companie plătește în avans 60.000 de dolari pentru asigurarea de răspundere civilă a directorilor și ofițerilor pentru anul viitor. Intrarea în jurnal este:

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found