Procesul de reconciliere bancară implică compararea înregistrărilor interne și bancare pentru un cont bancar și ajustarea înregistrărilor interne, după cum este necesar, pentru a le alinia pe cele două. Acest lucru se face pentru a se asigura că soldul de numerar înregistrat al unei organizații este corect. Procesul de reconciliere bancară se realizează de obicei cu modulul de reconciliere bancară într-un pachet software de contabilitate. Presupunând că acesta este cazul, urmați acești pași pentru a finaliza o reconciliere bancară:
Accesați înregistrările bancare . Accesați extrasul bancar on-line furnizat de bancă pentru contul de numerar al companiei (probabil contul său de verificare).
Accesați software-ul . Accesați modulul de reconciliere bancară din software-ul contabil.
Actualizați cecurile nedeclarate . Accesați secțiunea de verificări a modulului de reconciliere bancară. Sistemul va afișa o listă de verificări neeliminate. Potriviți această listă de cecuri cu lista de cecuri care au eliminat banca, așa cum este listat pe extrasul de cont. În modulul de reconciliere bancară, marcați toate cecurile care au eliminat banca. Pot apărea următoarele probleme:
Dacă cecurile înregistrate de bancă ca compensate sunt listate pe extrasul bancar cu sume diferite de cele înregistrate de companie, accesați imaginea cecului postată pe site-ul băncii pentru a verifica suma pe cec. Dacă compania a înregistrat-o incorect, efectuați o înregistrare de ajustare pentru a se potrivi cu valoarea cecului cu suma înregistrată de bancă.
Dacă cecurile înregistrate de bancă ca compensate sunt listate incorect de bancă, contactați banca și trimiteți-le documentația erorii. Această diferență între sumele înregistrate ale băncii și companiei va rămâne până când banca își ajustează înregistrările. Între timp, diferența va fi un element de reconciliere.
Actualizați depozitele în tranzit . Accesați secțiunea de depozite a modulului de reconciliere bancară. Sistemul va afișa o listă a depozitelor în tranzit. Corelați aceste depozite cu lista de depozite care au compensat banca, așa cum este listat pe extrasul bancar. În modulul de reconciliere bancară, marcați toate depozitele care au eliminat banca. Pot apărea următoarele probleme:
Este posibil ca banca să fi înregistrat unele depozite pe care compania nu le-a înregistrat. Dacă da, accesați imaginea cecului postată pe site-ul băncii pentru a verifica cine a emis cecul și valoarea acestuia. Înregistrați acest depozit în evidența companiei.
Este posibil ca compania să fi înregistrat unele depozite care nu au fost înregistrate de bancă. Acest lucru se poate datora unei situații insuficiente de fonduri sau a faptului că banca nu acceptă cecuri străine. Aceste depozite vor reconcilia articole până când compania poate convinge banca să le depună sau găsește o modalitate alternativă de a converti cecurile depuse în numerar. Poate necesita, de asemenea, inversarea acestor articole depuse în evidența companiei.
Introduceți cheltuieli noi . Înscrieți drept cheltuieli în înregistrările companiei orice elemente de cheltuieli pe care banca le-a înregistrat în cont. Exemple de astfel de cheltuieli sunt:
Taxe de fonduri insuficiente . Aceasta este o taxă percepută companiei pentru orice cecuri depuse (sau emise) pentru care emitentul nu avea fonduri suficiente.
Verificați taxele de imprimare . Aceasta este o taxă percepută atunci când compania comandă noi stocuri de cec prin bancă.
Taxe de serviciu . Banca va percepe comisioane pentru articole precum procesarea cecurilor, procesarea depozitelor, plățile de depozit direct și transferurile bancare emise și primite (cunoscute sub numele de comisioane de ridicare).
Introduceți soldul bancar . Introduceți în modulul de reconciliere bancară soldul de numerar final notat pe extrasul bancar.
Revizuirea reconcilierii . Software-ul ar trebui să prezinte acum orice diferență în soldul de numerar final înregistrat de companie și bancă, împreună cu orice elemente de reconciliere, cum ar fi cecurile restante și depozitele în tranzit. Dacă nu există un element de reconciliere nedocumentat, tipăriți reconcilierea bancară și păstrați-o.
Continuați ancheta . Dacă există un element de reconciliere nedocumentat, revedeți pașii procesului de reconciliere bancară tocmai menționați. Dacă există încă o varianță nedocumentată, reveniți la reconcilierile bancare pentru perioadele precedente și vedeți dacă varianța a apărut într-o perioadă anterioară. Dacă da, investigați perioadele anterioare pentru a localiza diferența.
Ajustați pentru elementele imateriale . Dacă diferența rămasă este imaterială, ar putea fi acceptabil să se înregistreze diferența în cărțile companiei, mai degrabă decât să petreacă timp pentru activități de investigații suplimentare.
Având în vedere cantitatea de timp necesară pentru finalizarea procesului de reconciliere bancară, unele companii încearcă să-și minimizeze impactul asupra procesului de închidere la sfârșitul perioadei, realizând o reconciliere zilnică. Procedând astfel, orice elemente de reconciliere reziduale la sfârșitul lunii sunt atât de minore încât pot fi finalizate în câteva minute.
