Personalul de colectare se poate ocupa de un număr enorm de facturi restante. Dacă da, managerul de colectare are nevoie de o procedură pentru a trata clienții într-un mod standardizat pentru a rezolva problemele de plată. Procedura de colectare detaliată este listată mai jos. Fluxul de proces menționat aici reprezintă în general doar etapele de interacțiune cu un client. Acești pași pot fi amestecați, suplimentați sau eliminați, în funcție de starea de plată a fiecărei facturi. Pașii sunt:
Alocați facturi restante (opțional) . Când o factură devine restantă la plată, alocați-o unui funcționar de colectare pentru activități de colectare.
Verificați deducerile permise (opțional) . Un client poate trimite un formular care detaliază o cerere de deducere conform planului de marketing al companiei. Dacă da, verificați revendicarea la managerul de marketing și comparați-o cu deducerile luate de client. Dacă o deducere poate fi trasată la deducerea permisă, trimiteți un formular de aprobare a notei de credit pentru a compensa valoarea deducerii.
Emiteți scrisori înșelătoare . Utilizați software-ul de contabilitate pentru a imprima scrisori înșelătoare la intervale fixe, fiecare indicând facturile restante către clienți. Examinați scrisorile și extrageți orice alte activități de colectare sunt deja în desfășurare. Trimiteți sau trimiteți prin e-mail celorlalte scrisori înșelătoare clienților
Începeți contactul direct . Dacă există încă facturi restante restante, sunați clienții pentru a discuta motivele lipsei de plată. După fiecare apel, înregistrați detaliile apelului, inclusiv data, persoana contactată, motivele pentru întârzierea plății și promisiunile de plată.
Decontează modalitățile de plată (opțional) . Dacă este necesar să acceptați o perioadă mai lungă de plată, documentați termenii plăților care trebuie efectuate, precum și orice dobândă de plătit și orice garanții personale de plată.
Ajustați limita de credit (opțional) . În acest moment, personalul de colectare ar trebui să aibă suficiente informații despre starea financiară a unui client pentru a recomanda personalului de credit dacă este în ordine o reducere sau încetare a limitei de credit a unui client. Personalul de credit este responsabil pentru modificarea unei limite de credit - personalul de colectare oferă doar informații.
Monitorizați plățile în cadrul acordurilor de decontare (opțional) . Dacă există planuri speciale de plată, comparați datele programate de plată cu datele la care sunt primite efectiv plățile și contactați clienții de îndată ce se pare că vor rata o dată programată de plată. Acest nivel de monitorizare este necesar pentru a împiedica clienții să întârzie plățile.
Consultați agenția de colectare . Odată ce s-au încercat toate celelalte tehnici de colectare interne, transferați facturile către o agenție de colectare. În acest moment, clientul ar trebui cu siguranță plasat pe o listă de reținere a creditului.
Demandați clientul (opțional) . Dacă toate celelalte alternative au eșuat, întâlniți-vă cu personalul juridic al companiei pentru a stabili dacă compania are un caz suficient împotriva unui client pentru a câștiga o hotărâre împotriva acestuia în instanță. De asemenea, clientul ar trebui să aibă suficiente active disponibile pentru a plăti orice hotărâre împotriva acestuia. Dacă aceste probleme par favorabile, atunci autorizați personalul juridic să continue procesul.
Anulați soldul rămas . În cazul în care toate tehnicile de colectare nu au reușit, completați un formular de aprobare a notei de credit în valoarea facturii (facturilor) care trebuie anulată.
Conduită post mortem . Dacă a existat o problemă specifică cu sistemele companiei care a cauzat apariția unei datorii neperformante, convocați o întâlnire a celor mai strâns legați de problemă pentru a discuta o soluție. Alocați responsabilitatea pentru elementele de acțiune, documentați întâlnirea și programați întâlnirile de urmărire, după caz.
Este mai probabil ca procedura de colectare descrisă să fie utilizată de personalul de colectare nou. Personalului mai experimentat ar trebui să li se permită să își modifice activitățile din această listă, pe baza opiniilor lor cu privire la cel mai bun mod de a colecta de la anumiți clienți.
