Înainte de a închide cărțile la sfârșitul fiecărei perioade de raportare, personalul contabil trebuie să verifice dacă totalul detaliat al tuturor conturilor datorate restante se potrivește cu soldul contului datoriilor menționat în registrul general. Procedând astfel, se asigură că suma conturilor de plătit raportate în bilanț este corectă. Aceasta se numește o reconciliere a conturilor de plătit. Procesul de reconciliere a conturilor de plătit cuprinde următorii pași:
Comparați soldul conturilor de plătit din contabilitatea finală din registrul general pentru perioada imediat precedentă cu raportul detaliat al conturilor de vârstă de la sfârșitul aceleiași perioade. Dacă aceste numere nu se potrivesc, va trebui să reconciliați perioadele anterioare înainte de a încerca să reconciliați perioada curentă. Dacă varianța este imaterială, poate fi acceptabil să procedați la reconciliere pentru perioada curentă.
Examinați conturile de plătit din contul general pentru a vedea dacă au fost făcute înregistrări în jurnal în perioada de raportare curentă. Dacă da, documentați aceste elemente într-o foaie de calcul de reconciliere.
Imprimați raportul de plătit pentru conturile de vârstă încheiate pentru perioada de raportare curentă. Introduceți suma totală restantă din acest raport pe foaia de calcul de reconciliere. În acest moment, reconcilierea ar trebui să fie completă. Dacă există încă o varianță și nu este o varianță care a avut loc într-o perioadă anterioară, luați în considerare următorii pași suplimentari de reconciliere:
Verificați dacă jurnalul de conturi de plătit a fost înregistrat în mod corespunzător în registrul general.
Verificați dacă raportul conturilor vechi de plătit a fost tipărit după finalizarea tuturor înregistrărilor.
Verificați dacă registrul general este setat la perioada corectă de raportare.
Acest proces de reconciliere poate fi unul dificil atunci când este efectuat pentru prima dată. Cu toate acestea, după identificarea tuturor erorilor și corecțiile efectuate, este de obicei relativ ușor să actualizați documentul de reconciliere în perioadele de raportare ulterioare.
