Fond Petty Cash
Când se adaugă numerar la un fond de numerar mic, conceptul de bază este de a înlocui suma oricărui numerar care a fost plătit anterior din fond. Aceasta implică rezumarea tuturor plăților efectuate și emiterea de bani înapoi la fond pentru suma respectivă. Procedura de finanțare în numerar mic este prezentată mai jos:
Formular complet de reconciliere . Completați un formular de reconciliere în numerar mic, în care custodele în numerar mic enumeră restul de numerar disponibil, bonurile emise și orice depășire sau minor. Informațiile despre cupon pot proveni din carnetul de numerar mic. O persoană din personalul contabil examinează și aprobă formularul și trimite o copie către personalul de plătit al conturilor, împreună cu toate tichetele la care se face referire în formular. Custodele cu numerar mic păstrează o copie.
Obțineți numerar . Personalul de plătit din conturi creează un cec întocmit casierului în suma necesară pentru finanțarea numerarului mic la limita stabilită. Casierul depune cecul și transformă fondurile în numerar. Personalul de plătit din conturi transmite formularul de reconciliere a numerarului mic către contabilul contabil general.
Adăugați numerar la fondul de numerar mic . Casierul dă banii către custodele de numerar mic, care le include în fondul de numerar mic. Dacă există o carte de numerar mic, custodele introduce suma numerarului primit în carte și actualizează totalul curent al numerarului disponibil.
Înregistrați vouchere în registrul general . Contabilul contabil general înregistrează sumele voucherelor enumerate în formularul de reconciliere a numerarului mic ca cheltuială în registrul general, apoi înregistrează formularul și voucherele atașate.
Rambursați numerar mic
Procedura de debursare a numerarului mic este concepută pentru a furniza o documentație suficientă pentru fiecare cheltuială, precum și dovada faptului că fondurile au fost efectiv plătite. Procedura de debursare a numerarului mic este prezentată mai jos:
Solicitări de plată a ecranului . Detașați fonduri numai pentru cheltuieli minore de afaceri.
Deblocați bani mici . Dacă o cerere de plată se încadrează în liniile directoare de plată a numerarului mic, deblocați containerul în care sunt depozitate numerarul mic. Din motive de securitate, fondul de numerar mic ar trebui să fie blocat în orice moment când nu este utilizat.
Voucher complet . Persoana rambursată completează un voucher de rambursare. Acest voucher ar trebui să conțină suma plătită, tipul de cheltuială, data și persoana căreia i s-a plătit banii mici. Dacă există o chitanță pentru care persoana este rambursată, fixați-o în cupon. Acest pas este necesar pentru a urmări tipurile de cheltuieli efectuate, care pot fi apoi încărcate în diferite conturi de cheltuieli.
Plătiți numerar . Numărați banii plătiți și solicitați destinatarului să-i numere și pentru a verifica suma plătită. Destinatarul numerar trebuie să semneze apoi voucherul; aceasta oferă dovada că custodele nu au completat voucherul și pur și simplu au introdus în buzunar suma corespunzătoare de numerar. Stocați toate voucherele completate în cutia de numerar mic.
Actualizați cartea de numerar mic (opțional) . Ori de câte ori un cupon este completat, custodele trebuie să actualizeze imediat carnetul de numerar mic adăugând suma, tipul și data cheltuielilor și actualizând soldul de numerar curent. Aceste informații pot fi păstrate și pe o foaie de calcul electronică.
