Ciclul de cheltuieli este ansamblul activităților legate de achiziționarea și plata bunurilor și serviciilor. Aceste activități includ stabilirea a ceea ce trebuie achiziționat, activități de cumpărare, primirea de bunuri și plăți către furnizori. O mare parte din contribuția la ciclul de cheltuieli provine din ciclul de vânzări, în care cerințele de achiziție sunt determinate de volumul și tipul de comenzi ale clienților.
Ciclul de cheltuieli este alcătuit din mai multe componente distincte, inclusiv cererea de bunuri și servicii, selecția furnizorilor, ordonarea bunurilor și serviciilor, primirea acestora și plata ulterioară pentru acestea. Ciclul complet de cheltuieli conține următoarele activități:
Stabiliți ce bunuri și servicii trebuie comandate. Majoritatea bunurilor care urmează să fie comandate sunt necesare în procesul de producție. Pentru a face acest lucru, sistemul calculează componentele care trebuie să fie la îndemână pentru producția programată și scade materii prime la îndemână și nealocate pentru a ajunge la sumele care trebuie achiziționate. Alternativ, dacă sunt necesare bunuri sau servicii pentru o funcție de vânzare sau administrativă, utilizatorul completează un formular de cerere care detaliază cerințele sale și îl transmite departamentului de achiziții.
Atunci când bunurile sunt achiziționate pentru producție continuă, sistemul va prezenta personalului de cumpărare o comandă preliminară de cumpărare, utilizând furnizorul preferat menționat în fișierul principal de inventar pentru fiecare articol care urmează să fie achiziționat. Personalul care achiziționează examinează și aprobă aceste comenzi, care sunt fie trimise electronic direct furnizorilor, fie tipărite și expediate acestora.
Atunci când sunt solicitate bunuri și servicii nestandardizate, personalul de achiziții investighează posibili furnizori, îl selectează pe cel mai bun și le emite o comandă de cumpărare.
Pe măsură ce mărfurile sunt primite, departamentul destinatar accesează comenzile de cumpărare deschise în sistem și introduce cantitățile primite.
Atunci când sunt primite facturile furnizorului, acestea sunt conectate la sistem de către personalul de plătit al conturilor. Apoi, sistemul compară aceste facturi cu autorizarea comenzilor de cumpărare și primirea informațiilor pentru a determina dacă facturile pot fi plătite. În această etapă poate exista o cantitate semnificativă de muncă de reconciliere manuală. Rezultatul este un set de facturi care au fost aprobate pentru plată.
Sistemul programează plățile către furnizori pe baza termenilor de plată prestabiliți cu fiecare. Când sosește o dată de plată programată, sistemul procesează un lot de plăți, care vor fi fie sub formă de transferuri electronice de fonduri, fie de cecuri.
