Cheltuielile preplătite sunt cheltuieli care nu au fost încă consumate și, prin urmare, sunt capitalizate pentru o perioadă scurtă de timp. Următoarea procedură arată un mod consecvent de încărcare a acestor elemente în cheltuială.
Recunoașterea inițială a cheltuielilor preplătite
Când codificați facturile furnizorului pentru intrarea în sistemul contabil, obțineți aprobarea scrisă de la controlorul asistent că o facturare ar trebui codificată ca o cheltuială preplătită. În caz contrar, intrarea implicită este înregistrarea unei cheltuieli ca cheltuială.
Verificați dacă elementul care urmează a fi codificat ca cheltuială preplătită este egal sau mai mare decât limita minimă de capitalizare a companiei de ______ USD. Dacă nu, atunci percepeți-o la cheltuială în perioada curentă.
Copiați documentația asociată articolului și păstrați-o în liantul pentru cheltuieli preplătite.
Introduceți elementul plătit în avans în foaia de calcul a amortizării cheltuielilor plătite în avans, menționând datele de început și sfârșit ale perioadei de amortizare, precum și suma capitalizată, numele furnizorului și numărul de factură al documentului sursă. Este permisă doar amortizarea liniară. În cazul în care elementul nu trebuie încă amortizat, atunci notați motivul pe foaia de calcul.
Amortizarea ulterioară a cheltuielilor preplătite
Verificați calculele de amortizare pe foaia de calcul a amortizării cheltuielilor plătite în avans.
Luați amortizarea totală din foaia de calcul pentru perioada curentă și introduceți-o în rubrica de jurnal de amortizare standard.
Solicitați controlerului asistent să confirme intrarea.
Înregistrați intrarea de amortizare.
Reconcilierea cheltuielilor preplătite
La sfârșitul fiecărei luni, tipăriți detaliile contului de cheltuieli preplătite.
Corelați elementele rând din cont cu detaliile justificative din foaia de calcul de amortizare a cheltuielilor plătite în avans.
Dacă detaliile justificative nu se potrivesc cu soldul contului, ajustați soldul contului cu aprobarea controlorului asistent.
Notă: dacă soldul pentru un element rând preplătit scade sub un nivel minim desemnat, cum ar fi 250 USD, luați în considerare eliminarea întregului sold rămas, eliminând astfel necesitatea de a urmări în continuare amortizarea rămasă a acelui element.
