Sistemul de avans este un sistem de contabilitate pentru plata și, ulterior, completarea numerarului mic. Numerarul mic este o mică rezervă de numerar păstrată la fața locului la o locație comercială pentru nevoi incidentale de numerar. Sistemul de avans este conceput pentru a oferi o metodă manuală rudimentară de urmărire a soldurilor de numerar mărunt și a modului în care sunt utilizate numerarul. Caracteristicile esențiale ale unui sistem de avans sunt:
O sumă fixă de numerar este alocată unui fond de numerar mic, care este menționat într-un cont separat în registrul general.
Toate distribuțiile de numerar din fondul de numerar mic sunt documentate cu chitanțe.
Încasările de plăți în numerar mic sunt utilizate ca bază pentru realimentările periodice ale fondului de numerar mic.
Variantele dintre soldurile fondurilor așteptate și cele reale sunt revizuite și investigate în mod regulat.
În esență, cheltuielile sunt recunoscute atunci când se efectuează noi completări de numerar în fondul de numerar mic din contul de verificare al companiei. Atunci când se plătește numerar din contul de verificare, intrarea este un debit la diferitele cheltuieli pentru care se primesc chitanțe de către custodele de numerar mic și un credit în contul de numerar.
Cu excepția cazului în care suma de numerar alocată fondului de numerar mic este modificată în mod deliberat, nu există niciun motiv pentru care ar trebui să existe vreodată o altă intrare în contul utilizat pentru a documenta soldul de numerar mic, deoarece toate completările de numerar mic provin din contul de verificare al companiei.
Principala caracteristică a acestui sistem este necesitatea de a documenta toate cheltuielile. A face acest lucru este o modalitate excelentă de a menține un nivel ridicat de control asupra plăților în numerar.
Popularitatea sistemului de avans este în scădere, deoarece multe companii preferă să utilizeze cardurile de credit ale companiei pentru achiziții accidentale sau au angajații să plătească în numerar și apoi să solicite rambursarea prin sistemul de rambursare a cheltuielilor corporative. De asemenea, sistemul de avans poate provoca scurgeri de numerar de la o afacere, fie prin furtul de numerar, fie pentru că custodele de numerar mic nu fac o treabă adecvată de înregistrare a plăților.
