Stocarea este contabilizarea inventarului manual. Aceasta înseamnă identificarea fiecărui articol la îndemână, numărarea acestuia și rezumarea acestor cantități pe articol. De asemenea, poate exista o etapă de verificare, în care rezultatele numărului sunt comparate cu numărul de unități de inventar din sistemul computerizat al unei companii. Evaluarea stocurilor este o cerință comună a unui sistem de inventar periodic și poate fi necesară și ca parte a auditului anual al unei companii. Pe scurt, stocul rezultă într-un document la nivel de rezumat care conține o listă a cantităților disponibile pentru fiecare articol de inventar, într-un anumit moment. Pașii procedurali necesari pentru a face acest lucru sunt:
Selectați și instruiți echipele de numărare cu privire la modul de efectuare a numărărilor și completați documentele asociate.
Stabiliți un timp limită, după care nu mai este permis în depozit nici un alt inventar în zona de recepție și niciun articol nu este expediat. Este util dacă nu există nicio activitate de producție, primire sau expediere în ziua numărării.
Alocați zonelor de responsabilitate de numărare din depozit fiecărei echipe de numărare.
Distribuiți o secvență prenumerotată de etichete de numărare fiecărei echipe și conectați-vă la intervalele de numere distribuite.
În fiecare echipă de numărare, o persoană identifică și numără inventarul, în timp ce o altă persoană completează eticheta de numărare. Eticheta originală este înregistrată în inventar, iar echipa păstrează o copie de rezervă.
Când fiecare echipă a terminat de numărat, acestea transformă etichetele de numărare. Administratorul de etichete de numărare verifică dacă lipsesc etichete, ceea ce poate necesita o căutare suplimentară pentru a găsi etichetele. De obicei, acestea sunt încă atașate la etichetele care au fost înregistrate la inventar.
Responsabilul cu etichete de numărare rezumă etichetele de numărare într-o foaie de calcul, care este utilizată pentru a crea totalizări sumare pentru fiecare articol de inventar. O alternativă este să introduceți informațiile într-o bază de date, ceea ce face o treabă mai bună de agregare a sumelor totale.
Contabilul de costuri compară informațiile rezultate cu soldurile unitare menținute în sistemul de inventariere perpetuă al companiei (presupunând că are unul). Dacă există diferențe mari față de baza de date existentă, o echipă de numărare se întoarce la depozit pentru a verifica numărul original.
Acesta este un proces care necesită multă forță de muncă și poate necesita o perioadă semnificativă de timp de nefuncționare în depozit, astfel încât companiile încearcă, în general, să evite stocul în cea mai mare măsură posibil.
O formă mai frecventă de stocare se numește numărarea ciclurilor, care se finalizează în fiecare zi. Dacă o companie folosește numărarea ciclurilor, personalul depozitului numără inventarul într-o mică parte din depozit și compară informațiile sale de numărare cu înregistrările din sistemul informatic. Dacă există erori, personalul depozitului le corectează și investighează, de asemenea, motivele care stau la baza producerii erorilor. Un program activ de numărare a ciclurilor va îmbunătăți cel puțin nivelul de acuratețe al înregistrărilor de inventar și poate chiar să nu fie necesar să se efectueze un număr de inventar fizic de sfârșit de lună.
