Numerotarea planului de conturi presupune configurarea structurii conturilor care urmează să fie utilizate, precum și atribuirea unor coduri specifice diferitelor conturi de contabilitate. Sistemul de numerotare utilizat este esențial pentru modurile în care informațiile financiare sunt stocate și manipulate. Primul tip de numerotare care trebuie stabilit pentru un plan de conturi implică structura acestora. Acesta este aspectul unui număr de cont și implică următoarele componente:
Cod de diviziune - Acesta este de obicei un cod din două cifre care identifică o anumită divizie a companiei în cadrul unei companii cu mai multe divizii. Nu este utilizat de o singură entitate. Codul poate fi extins la trei cifre dacă există mai mult de 99 de filiale.
Cod departament - Acesta este de obicei un cod din două cifre care identifică un anumit departament din cadrul unei companii, cum ar fi departamentele de contabilitate, inginerie sau producție.
Codul contului - Acesta este de obicei un cod din trei cifre care descrie contul în sine, cum ar fi mijloacele fixe, veniturile sau cheltuielile cu bunurile.
De exemplu, o companie cu mai multe divizii cu mai multe departamente în fiecare companie ar folosi probabil numerotarea planului de conturi în acest mod: xx-xx-xxx
Ca un alt exemplu, o companie cu o singură divizie cu mai multe departamente ar putea renunța la primele două cifre și, în schimb, folosește următoarea schemă de numerotare: xx-xxx
Ca ultim exemplu, o afacere mai mică, fără departamente, ar putea folosi doar codul din trei cifre atribuit conturilor sale, care este: xxx
Odată ce structura de codare este setată, numerotarea conturilor poate avea loc. Aceasta este codarea din trei cifre menționată anterior. O companie poate utiliza orice sistem de numerotare pe care îl dorește; nu există o abordare obligatorie. Cu toate acestea, o schemă de codificare comună este următoarea:
Active - Coduri de cont 100-199
Datorii - 200-299
Conturi de capitaluri proprii - 300-399
Venituri - 400-499
Cheltuieli - 500-599
Ca un exemplu complet al schemei precedente de numerotare, o companie-mamă atribuie desemnatorul „03” uneia dintre filialele sale, desemnatorul „07” departamentului de inginerie și „550” cheltuielilor de călătorie și divertisment. Aceasta are ca rezultat următorul număr de conturi:
03-07-550
