Procesul de primire a numerarului este extrem de regimentat, deoarece sarcina procesării cecurilor este încărcată cu controale. Acestea sunt necesare pentru a se asigura că verificările sunt înregistrate corect, depuse cu promptitudine și nu sunt furate sau modificate nicăieri în proces. Procedura de procesare a chitanțelor este prezentată mai jos:
Înregistrați cecurile și numerarul . Când sosește livrarea zilnică de e-mail, înregistrați toate cecurile primite și numerarul pe lista de chitanțe a cecului din camera poștală. Pentru fiecare cec primit, indicați pe formular numele părții plătitoare, numărul cecului și suma plătită. Dacă chitanța a fost în numerar, atunci precizați numele părții plătitoare, verificați „numerarul?” cutie și suma plătită. După finalizarea tuturor elementelor rând, introduceți suma totală în câmpul „încasări totale” din partea de jos a formularului. Semnați formularul și menționați data la care au fost primite cecurile și numerarul. De asemenea, ștampilați „numai pentru depunere” și numărul de cont bancar al companiei la fiecare cec primit; acest lucru face mai dificil pentru cineva să extragă un cec și să-l depună într-un alt cont bancar.
Plăți în avans . Introduceți toate cecurile, numerarul și o copie a listei de chitanțe a camerei poștale într-o pungă de poștă securizată interoficină. Puneți-l în mână la casieria din departamentul de contabilitate. Casierul se potrivește cu toate articolele din pungă cu lista de chitanțe de verificare a camerei poștale, inițializează o copie a listei și returnează copia prin poștă inter-birou la camera poștală. Personalul sălii de poștă electronică depune apoi copia parafată după dată.
Aplicați numerar la facturi . Accesați software-ul de contabilitate, solicitați facturile neplătite pentru clientul relevant și aplicați numerarul la facturile indicate în sfatul de remitere care însoțește fiecare plată de la client. Dacă nu există nicio indicație a facturii care urmează să fie creditată, înregistrați plata fie într-un cont separat de suspensie, fie ca neaplicat, dar în contul clientului de la care a venit. În această din urmă situație, faceți o fotocopie a cecului și păstrați-o în scopuri de aplicare la o dată ulterioară, astfel încât cecul să poată fi depus în continuare la data curentă.
Înregistrați alte bani (opțional) . Ocazional vor sosi unele numerare sau cecuri care nu au legătură cu creanțele neplătite. De exemplu, poate exista o plată în avans de către un client sau returnarea unui depozit. În aceste cazuri, înregistrați chitanța în sistemul contabil, împreună cu documentația corespunzătoare a motivului plății.
Depuneți numerar . Înregistrați toate cecurile și numerarul pe un bon de depozit. Comparați totalul de pe bonul de depunere cu suma menționată în lista de chitanțe de verificare a camerei poștale și reconciliați orice diferență. Apoi stocați cecurile și numerarul într-o pungă blocată și transportați-le la bancă.
Potriviți cu chitanța bancară . La primirea cecurilor și a numerarului, banca emite o chitanță pentru acestea. Altcineva decât casierul ar trebui să compare această chitanță cu suma de pe bonul de depozit și să reconcilieze orice diferență. Poate fi util să capsați chitanța la o copie a certificatului de depunere și să depuneți documentele, ca dovadă a faptului că etapa de potrivire a fost finalizată.
