Înscrierea în registrul general implică înregistrarea tranzacțiilor contabile detaliate în registrul general. Aceasta implică agregarea tranzacțiilor financiare de unde sunt stocate în registre mari specializate și transferul informațiilor în registrul general. Inițial, tranzacțiile care sunt finalizate în volum sunt de obicei înregistrate într-un registru de specialitate, cum ar fi registrul de vânzări. Acest lucru împiedică registrul general să fie inundat de detalii pentru mii de tranzacții. Informațiile din registrul general sunt apoi agregate într-un set de situații financiare pentru fiecare perioadă de raportare.
Informațiile dintr-unul din registrele de specialitate sunt agregate la intervale regulate, moment în care se face o înregistrare la nivel de rezumat și se înregistrează în registrul general. Într-un mediu de evidență manuală, agregarea poate avea loc la intervale fixe, cum ar fi o dată pe zi sau o dată pe lună. De exemplu, dacă registrul sursă ar fi fost registrul vânzărilor, înregistrarea contabilă agregată ar putea include un debit în contul de creanță și credite în contul de vânzări și diverse conturi de impozitare pe vânzări. La postarea acestei intrări în registrul general, se poate face o notare în câmpul de descriere, indicând intervalul de date la care se aplică intrarea. Acest lucru este util pentru a oferi claritate suplimentară unui utilizator al registrului general care ar putea cerceta anumite tranzacții.
Într-un mediu de contabilitate computerizat, postarea în registrul general poate fi neobservabilă. Software-ul o face pur și simplu la intervale regulate sau vă întreabă dacă doriți să postați și apoi gestionează automat înregistrarea contabilă generală. Este posibil ca nici o tranzacție de înregistrare să nu apară nici măcar în rapoartele generate de sistem.
Înregistrarea în registrul general nu are loc pentru tranzacțiile cu volum mai mic, care sunt deja înregistrate în registrul general. De exemplu, achizițiile de active fixe pot fi atât de rare, încât nu este nevoie de un registru special pentru a găzdui aceste tranzacții, astfel încât acestea sunt înregistrate direct în registrul general.
Dacă cineva dorește să cerceteze o tranzacție detaliată, de obicei începe cu una dintre situațiile financiare, trece la contul relevant din registrul general și apoi face referire la registrul de specialitate care conține informații detaliate despre tranzacția în cauză.
