Recunoașterea cheltuielilor este actul de a converti un activ într-o cheltuială. Acest lucru se face atunci când utilitatea unui activ a fost consumată. Recunoașterea cheltuielilor poate apărea în mod întârziat, atunci când se fac cheltuieli pentru active care nu sunt consumate imediat. Exemple de acest tip de recunoaștere a cheltuielilor sunt:
Când perioada acoperită de o plată anticipată a chiriei este completă.
Când s-au finalizat activitățile publicitare asociate cu o plată anticipată a anunțului.
Când perioada acoperită de o poliță de asigurare generală de răspundere civilă preplătită este completă.
Recunoașterea cheltuielilor poate avea loc și de îndată ce se face o cheltuială. O astfel de recunoaștere poate apărea deoarece utilitatea subiacentă a unui element achiziționat a fost consumată în aceeași perioadă de raportare ca și cheltuielile. Această recunoaștere poate apărea, de asemenea, deoarece costul elementului achiziționat scade sub limita de capitalizare a unei afaceri, astfel încât cheltuielile sunt înregistrate întotdeauna ca o cheltuială imediat ce sunt suportate. Exemple de acest tip de recunoaștere a cheltuielilor sunt:
Achiziționarea de rechizite de birou
Apariția unei răspunderi asociate serviciilor juridice deja furnizate
Apariția unei datorii pentru utilitățile deja consumate
Achiziționarea unui computer laptop pentru care costul este mai mic decât limita de capitalizare corporativă
În mod ideal, recunoașterea cheltuielilor ar trebui să aibă loc în același timp cu recunoașterea oricărui venit cu care este asociată o cheltuială (principiul de potrivire). De exemplu, recunoașterea cheltuielilor pentru costul bunurilor vândute asociate vânzării unui produs ar trebui să fie în aceeași perioadă în care a fost recunoscută vânzarea.
Atunci când are loc recunoașterea cheltuielilor, valoarea cheltuielilor apare în contul de profit și pierdere, reducând suma profitului care altfel ar fi înregistrat. Pentru un activ pe termen mai lung, aceasta înseamnă că un activ este eliminat din bilanț și mutat în contul de profit și pierdere. Pentru un activ pe termen mai scurt (cum ar fi rechizite de birou) activul nu este prezent suficient de mult pentru a apărea în bilanț - este înregistrat pur și simplu în contul de profit și pierdere.
Momentul recunoașterii cheltuielilor este una dintre cele mai frecvente forme de fraudă a situațiilor financiare, deoarece managerii unei companii pot avea un stimulent pentru a întârzia recunoașterea cheltuielilor pentru a spori rezultatele raportate ale unei perioade de raportare. Această situație apare cel mai frecvent atunci când compensația managerilor este strâns legată de rezultatele raportate ale unei organizații.
Recunoașterea cheltuielilor poate fi întârziată în baza contabilității, în cazul în care recunoașterea are loc atunci când se plătește o factură, nu atunci când este primită.
