Atunci când o afacere suportă o cheltuială, aceasta reduce suma profitului raportat în contul de profit și pierdere. Cu toate acestea, apariția unei cheltuieli are impact și asupra bilanțului, care este raportat soldurilor finale ale tuturor claselor de active, pasive și capitaluri proprii. Impactul cheltuielilor asupra bilanțului variază, în funcție de natura tranzacției inițiale de cheltuieli. Variantele posibile sunt:
Creanțe. Majoritatea cheltuielilor sunt înregistrate prin intermediul funcției de conturi de plătit, atunci când facturile sunt primite de la furnizori. În acest caz, contul conturilor de plătit este mărit, în timp ce valoarea cheltuielilor reduce contul de câștiguri reportate. Astfel, partea de pasiv a bilanțului crește, în timp ce partea de capitaluri proprii scade.
Cheltuieli acumulate . Atunci când se acumulează cheltuieli, aceasta înseamnă că un cont de pasiv acumulat este mărit, în timp ce valoarea cheltuielilor reduce contul de profit câștigat. Astfel, partea de pasiv a bilanțului crește, în timp ce partea de capitaluri proprii scade.
Plata în numerar . Atunci când o cheltuială este înregistrată în același timp, este plătită cu numerar, contul de numerar (activ) scade, în timp ce valoarea cheltuielii reduce contul de profit câștigat. Astfel, există scăderi compensatorii în secțiunile activ și capital propriu din bilanț.
Schimbarea rezervelor . Departamentul de contabilitate poate alege să mărească mărimea unei rezerve, cum ar fi alocația pentru conturi îndoielnice sau amortizarea acumulată. Dacă da, acest lucru mărește un cont contra activ (care reprezintă o creștere a soldului creditului) reducând în același timp suma câștigurilor reportate (care este o tranzacție de debit). Efectiv, rezultatul este o creștere a unei datorii și o reducere a capitalului propriu.
Transfer din cheltuieli preplătite . Este posibil ca un furnizor să fi fost anterior plătit în avans pentru servicii care nu au fost încă efectuate, astfel încât plata a fost înregistrată inițial în contul de cheltuieli (active) plătite în avans. Atunci când serviciile sunt consumate în cele din urmă, suma se încasează în cheltuială. Rezultatul este o scădere a contului de cheltuieli preplătite (activ) și o scădere corespunzătoare a contului de câștiguri reportate.
