Atunci când un angajat dorește să cumpere ceva, abordarea tradițională este să completeze un formular de cerere de achiziție și să îl trimită departamentului de achiziții. Personalul care achiziționează investighează de unde poate obține articolul solicitat la cel mai mic preț și apoi emite o comandă de cumpărare către clientul selectat. Odată ce furnizorul livrează bunurile și emite o factură, personalul contabil al companiei trebuie să corespundă facturii cu ordinul de achiziție inițial și dovada primirii, apoi emite o plată. Acest proces este unul extrem de greoi, care poate fi evitat prin utilizarea unui catalog electronic de achiziții.
Atunci când angajaților li se oferă acces la un catalog de achiziții online, aceștia pot vizualiza o listă standardizată a produselor care au fost revizuite și aprobate în prealabil de către personalul de achiziții și pot plasa comenzi prin intermediul sistemului. Apoi, sistemul creează o comandă de cumpărare electronică și o transmite furnizorului indicat, împreună cu o autorizație de cumpărare pătură aprobată în prealabil. Odată ce furnizorul trimite produsele solicitate către companie, personalul destinatar apelează comanda pe o stație de lucru și verifică articolul comandat ca fiind îndeplinit. Sistemul semnalează apoi personalul care trebuie plătit pentru a plăti furnizorul.
Prin utilizarea unui catalog de achiziții online, se obțin următoarele beneficii:
- Hârtii . Toate documentele utilizate intern pentru a solicita, comanda și plăti achizițiile sunt eliminate.
- Achiziții concentrate . Majoritatea achizițiilor sunt direcționate către un număr mic de furnizori preselectați, ceea ce înseamnă că compania poate fi eligibilă pentru reduceri de volum.
Cu toate acestea, poate fi necesară o anumită programare a sistemului pentru a stabili achiziții on-line, iar comenzile de achiziție generală ar trebui să fie stabilite în avans, ceea ce face ca aceasta să fie o soluție mai puțin rentabilă pentru companiile mai mici. De asemenea, funcționează cel mai bine pentru achiziții accidentale, mai degrabă decât pentru achiziționarea de materii prime, care pot necesita un sistem mai detaliat de gestionare a materialelor.
