Într-o afacere care nu are înregistrări de inventar exacte, este necesar să efectuați periodic un număr complet al inventarului (cunoscut sub numele de număr fizic). Acest lucru se face de obicei la sfârșitul unei luni, trimestru sau an, pentru a coincide cu sfârșitul unei perioade de raportare. După cum va arăta următoarea procedură, este nevoie de un efort considerabil pentru a finaliza un număr exact de inventar fizic, astfel încât companiile tind să limiteze numărul de numărări finalizate pe an. Pașii procesului sunt următorii:
Etichete de numărare a comenzilor . Comandați un număr suficient de etichete de numărare din două părți pentru cantitatea de inventar așteptată să fie numărată. Aceste etichete ar trebui să fie numerotate secvențial, astfel încât să poată fi urmărite individual ca parte a procesului de numărare.
Previzualizați inventarul . Examinați inventarul cu câteva zile înainte de numărul de inventar programat. Dacă lipsesc numerele de piesă sau dacă articolele par a fi într-o stare care ar fi dificil de numărat (cum ar fi să nu fie ambalate sau în cutie), anunțați personalul din depozit pentru a face corecțiile necesare.
Inventariere pre-contorizare . Parcurgeți inventarul cu câteva zile în avans și numărați toate articolele care pot fi plasate în containere sigilate. Sigilați-le în recipiente și marcați cantitatea pe banda de etanșare. Acest lucru face sarcina de numărare mult mai ușoară în timpul numărării reale. Dacă un sigiliu este rupt, atunci o echipă de numărare va ști că trebuie să reconteze conținutul unui container.
Introducerea completă a datelor . Dacă mai sunt finalizate tranzacții de introducere a datelor, faceți acest lucru înainte de începerea numărului de inventar fizic. Aceasta include tranzacții pentru emisiuni din depozit, returnări în depozit și transferuri între locațiile de gunoi din depozit.
Notificați în afara locațiilor de stocare . În cazul în care compania are facilități de depozitare externe sau locații terțe care dețin inventarul companiei la expediere, anunțați-le că ar trebui să își numere inventarul la îndemână de la data oficială de numărare și să transmită aceste informații managerului depozitului.
Înghețați activitățile din depozit . Opriți toate livrările din depozit și, de asemenea, separați toate bunurile nou-primite acolo unde nu vor fi numărate. În caz contrar, înregistrările de inventar vor fi într-o stare de flux în timpul numărului de inventar și, prin urmare, nu vor fi pe deplin fiabile.
Instruiește echipele de numărare . Adunați echipe din două persoane pentru a număra inventarul și instruiți-le în sarcinile lor de numărare. Aceste îndatoriri implică inventarierea numărului unei persoane, în timp ce cealaltă persoană notează informațiile pe o etichetă de numărare. O copie a etichetei este atașată la inventar, în timp ce echipa păstrează cealaltă copie.
Emiteți etichete . Un funcționar de inventar emite blocuri de etichete de numărare echipelor de numărare. Fiecare echipă este responsabilă pentru returnarea unui anumit interval numeric de etichete de numărare, indiferent dacă sunt sau nu etichete utilizate. Menținerea controlului asupra tuturor etichetelor de numărare asigură că etichetele pierdute vor fi investigate cu promptitudine.
Alocați zone de numărare . Atribuiți o gamă specifică de coșuri fiecărei echipe de numărare. Rețineți aceste locații cu un marcator pe o hartă a depozitului. Funcționarul de inventar ar trebui să păstreze o listă principală a zonelor din depozit care au fost numărate și a echipelor care au fost alocate fiecărei zone.
Numără inventarul . O persoană din fiecare echipă numără un articol specific într-o locație a coșului, iar apoi cealaltă persoană marchează locația coșului, descrierea articolului, numărul piesei, cantitatea și unitatea de măsură pe o etichetă de numărare. Echipa atașează copia originală a etichetei la articolul de inventar și păstrează copia.
Verificați etichetele . La finalizarea unei zone de numărare, fiecare echipă de numărare revine la funcționarul de inventar, care verifică dacă toate etichetele au fost returnate. Dacă există mai multe zone de depozit care trebuie numărate, atribuiți o nouă zonă echipelor de numărare și eliberați-le noi blocuri de etichete de numărare, după caz.
Introduceți informații despre etichetă . Introduceți informațiile despre etichetele de numărare într-un formular de introducere a datelor online. După finalizarea introducerii datelor, tipăriți un raport care să afișeze toate numerele etichetelor introduse, sortate după numărul etichetei și căutați eventualele goluri ale numerelor. Investigați eventualele lacune de numerotare găsite. Acest lucru va asigura că toate etichetele de numărare emise au fost incluse în fișier.
Investigați rezultate neobișnuite . Re-sortați raportul de inventar mai multe moduri de a căuta informații neobișnuite și investigați intrarea etichetei asociate fiecăruia.
Poate fi util să evaluați această procedură după fiecare numărare, pentru a vedea dacă procedura ar trebui modificată pentru a compensa orice problemă de numărare experimentată.
