Achiziția este achiziția organizată de bunuri și servicii în numele entității care cumpără. Sunt necesare activități de cumpărare pentru a se asigura că articolele necesare sunt obținute în timp util și la un cost rezonabil. Un departament de achiziții este necesar în special într-o afacere de producție, în care cantități mari de materii prime și componente trebuie obținute în mod recurent. Obiectivele principale ale departamentului de achiziții sunt următoarele:
Pentru a localiza furnizori care pot furniza bunuri și servicii în conformitate cu cerințele cumpărătorului.
Pentru a cumpăra articole care îndeplinesc specificațiile de calitate ale cumpărătorului.
Pentru a crea un flux de livrări în sediul cumpărătorului, care să minimizeze investițiile din stocul de materii prime, asigurându-se totuși că bunurile sunt disponibile la nevoie.
Pentru a minimiza cantitatea de numerar investită în inventar.
Activitățile obișnuite de cumpărare sunt următoarele:
Primiți și verificați cereri de cumpărare din întreaga companie.
Căutați furnizori calificați care pot satisface nevoile cumpărătorului.
Pregătiți și emiteți documente de cerere de propunere (RFP) către furnizorii calificați.
Evaluați răspunsurile furnizorilor la RFP-uri, selectați un câștigător și negociați un contract.
Emiteți ordine de cumpărare către furnizorii care autorizează achizițiile. O comandă de cumpărare principală poate fi emisă atunci când există o serie de livrări prevăzute în cadrul unui acord de cumpărare.
Administrați contracte care au o durată mai mare.
Examinați comenzile de cumpărare deschise pentru a vedea dacă ar trebui închise.
Există o tendință ca funcția de cumpărare să fie împiedicată în hârtie, care este legată de utilizarea excesivă a procedurilor de licitație și emiterea ordinelor de cumpărare. Funcția poate fi simplificată prin înlocuirea licitării cu unica sursă de aranjamente pentru majoritatea achizițiilor. De asemenea, achizițiile cu costuri mai mici se fac acum cu carduri de achiziție, evitându-se astfel utilizarea comenzilor de cumpărare.
Departamentul de achiziții poate opera un pachet software de cumpărare independent, deși sistemul este mai eficient dacă este integrat în software-ul funcțiilor de primire și de plată a conturilor.
Termeni similari
Achizițiile sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de achiziții.
