Există mai multe diferențe cheie între o factură și un extras. O factură documentează o anumită tranzacție de vânzare în care bunurile sau serviciile au fost furnizate cumpărătorului, în timp ce un extras detaliază toate facturile care nu au fost încă plătite de către cumpărător. Acest lucru are ca rezultat următoarele diferențe:
Intenția unei facturi este colectarea plății de la cumpărător pentru o anumită vânzare, în timp ce o declarație este mai degrabă o notificare generală a neplății.
O factură oferă informații mai detaliate despre o anumită vânzare, cum ar fi descrierea articolului, prețul articolului, taxele de expediere și taxele de vânzare, în timp ce un extras furnizează doar un total total datorat pentru fiecare factură.
Facturile sunt emise ori de câte ori a fost finalizată o vânzare, în timp ce extrasele sunt emise numai la intervale stabilite, cum ar fi la sfârșitul lunii.
Cumpărătorul înregistrează o plată atunci când se primește o factură, dar nu înregistrează deloc nicio tranzacție contabilă la primirea unui extras, deoarece extrasul are doar caracter informativ.
Poate fi neînțelept să tratezi un extras ca pe o factură și să plătești articolele enumerate pe extras, deoarece este posibil ca cumpărătorul să fi plătit deja pentru respectivele articole, dar plata nu a fost încă reflectată în sistemul contabil al vânzătorului. O alternativă mai bună pentru cumpărător este de a solicita informații despre orice facturi care figurează pe extras și de a obține informații mai detaliate înainte de a efectua o plată.
Poate exista o anumită confuzie între factură și termenii extrasului atunci când aveți de-a face cu furnizorii de carduri de credit, deoarece aceștia emit un „extras” care este de fapt o factură.
