Cheltuielile sunt suportate atunci când se consumă o resursă. Puteți consuma o resursă prin trecerea timpului sau folosind fizic o resursă. De exemplu, ați suporta o cheltuială:
De închiriat prin trecerea timpului într-o perioadă de închiriere
Pentru depreciere prin trecerea timpului în timpul duratei de viață utilă a unui activ fix
Pentru un produs atunci când este vândut
Pentru cheltuielile imateriale, cum ar fi rechizitele de birou, se presupune că a fost efectuată o cheltuială de îndată ce aceste articole sunt achiziționate, deoarece este prea scump să le țineți evidența și să înregistrați când articolele sunt consumate efectiv la o dată ulterioară.
Nu suportați neapărat o cheltuială atunci când suportați o obligație. De exemplu, atunci când proprietarul unei afaceri semnează un contract de închiriere în temeiul căruia compania sa se angajează să plătească chirie pentru spații de birouri pentru următorii trei ani, afacerea și-a asumat obligația de a suporta în cele din urmă o cheltuială. Cu toate acestea, nu suportă efectiv cheltuielile până când nu finalizează fiecare dintre diferitele perioade de chirie (când a „consumat” chiria).
Este posibil să suportați o cheltuială fără a avea factura furnizorului corespunzătoare sau plata salariilor pentru a înregistra evenimentul; acest lucru apare atunci când factura furnizorului nu a ajuns încă sau un angajat nu a fost încă plătit. În aceste cazuri și dacă o companie își închide conturile la sfârșitul lunii, ar trebui să acumuleze o cheltuială cu o înregistrare în jurnal, pentru a înregistra cheltuielile în luna în care a fost efectuată. Din perspectiva eficienței, acumulările de cheltuieli nu sunt utilizate dacă cheltuielile efectuate sunt prea mici pentru a fi semnificative pentru rezultatele raportate în contul de profit și pierdere.
Acumularile de cheltuieli nu pot fi înregistrate, de asemenea, în cazul în care o companie folosește un soft aproape pentru a închide conturile, caz în care probabil vor fi suportate cheltuieli în următoarea perioadă de raportare.
