Jurnalizarea este procesul de înregistrare a unei tranzacții comerciale în evidența contabilă. Această activitate se aplică numai sistemului de contabilitate cu intrare dublă. Pașii implicați în jurnalizare sunt după cum urmează:
Examinați fiecare tranzacție comercială pentru a determina natura tranzacției. De exemplu, primirea facturii furnizorului înseamnă că s-a angajat o obligație. Sau, eliminarea inventarului învechit înseamnă că activul de inventar va fi redus.
Stabiliți ce conturi vor fi afectate. Aceasta necesită identificarea conturilor de contabilitate care vor fi modificate ca urmare a tranzacției. De exemplu, înregistrarea unei facturi a furnizorului ar putea însemna că contul de cheltuieli cu bunurile de birou va fi mărit, precum și contul de plată al conturilor de compensare.
Pregătiți o intrare în jurnal. Aceasta implică nu doar introducerea tranzacției în sistemul contabil, ci și documentarea suficientă a acesteia, astfel încât cineva care revizuiește înregistrarea ulterior să înțeleagă de ce a fost creată. În mod ideal, intrarea ar trebui să noteze conturile afectate, debitele și creditele introduse, un număr de intrare în jurnal și un comentariu narativ.
Jurnalizarea poate avea ca rezultat intrări în registrul general sau în registrele filiale. O înregistrare se face la un registru filial atunci când implică o tranzacție cu volum mare pe care conducerea a decis să o rezume separat de registrul general.
Ca exemplu al procesului de jurnalizare, ABC International tocmai a semnat un contract cu un antreprenor de întreținere pentru a-i plăti 1.000 de dolari pe lună în schimbul serviciilor de întreținere preventivă de rutină. Natura tranzacției este o obligație recurentă. Conturile afectate vor fi un debit de 1.000 USD în contul de cheltuieli de întreținere și un credit de 1.000 USD în contul de plătit al conturilor. Aceasta va fi o intrare lunară recurentă. Intrarea în jurnal este creată după cum s-a menționat și marcată pentru a reveni automat la începutul fiecărei luni următoare.
