Un raport de cheltuieli este un formular utilizat pentru urmărirea cheltuielilor de afaceri. Cel mai frecvent este finalizat de către angajați să detalieze cheltuielile pentru care solicită rambursarea. Încasările sunt de obicei atașate la formular dacă sumele aferente cheltuielilor depășesc o anumită sumă minimă. Angajatorul examinează cererile de acuratețe și validitate și plătește angajaților sumele solicitate. Angajatorul poate înregistra apoi sumele rambursate ca o cheltuială a afacerii, care se ia în considerare în valoarea profitului contabil și a profitului impozabil recunoscut.
Rapoartele de cheltuieli pot fi, de asemenea, utilizate pentru a detalia cheltuielile efectuate în raport cu un avans inițial al angajaților. Dacă da, angajatorul înregistrează în continuare sumele transmise ca cheltuieli de afaceri, dar nu există rambursare; în schimb, angajatorul deduce cheltuielile din suma avansului angajatului.
Un raport de cheltuieli poate include o serie de câmpuri de informații specifice companiei, dar de obicei necesită cel puțin următoarele informații de bază:
Data la care a fost efectuată o cheltuială (se potrivește cu data de pe chitanța aferentă)
Natura cheltuielilor (cum ar fi biletele de avion, mesele sau taxele de parcare)
Valoarea cheltuielii (se potrivește cu valoarea chitanței aferente)
Contul pe care ar trebui să se încaseze cheltuiala
Un subtotal pentru fiecare tip de cheltuială
O scădere pentru orice avansuri anterioare plătite angajatului
Totalul total al rambursării solicitate
Un formular de raport de cheltuieli poate include, de asemenea, un rezumat al politicii de călătorie și divertisment a angajatorului, care definește ce cheltuieli nu vor fi rambursate de companie (cum ar fi cheltuielile de divertisment în cameră).
Conceptul raportului de cheltuieli se poate referi, de asemenea, la o listă detaliată a cheltuielilor suportate de fiecare departament al unei companii pentru o perioadă de raportare. Aceste informații sunt examinate pentru a vedea dacă cheltuielile reale efectuate au fost diferite de așteptări, caz în care conducerea poate investiga motivele acestor diferențe.
