Planificarea bugetară este procesul de construire a unui buget și apoi de utilizare a acestuia pentru a controla operațiunile unei afaceri. Scopul planificării bugetare este de a atenua riscul ca rezultatele financiare ale unei organizații să fie mai slabe decât se aștepta. Primul pas în planificarea bugetară este construirea unui buget. Acest lucru se realizează prin angajarea în următoarele sarcini, care sunt prezentate în ordinea lor aproximativă:
Obțineți direcția strategică de la consiliul de administrație. Acest pas este necesar pentru a seta direcția generală a planului, cum ar fi pentru a adăuga o nouă linie de produse sau pentru a termina o filială.
Creați un calendar de repere bugetare. Sunt necesare date scadente specifice pentru a se asigura că echipa de conducere își creează porțiunile respective din buget în timp util, astfel încât aceste piese să poată fi introduse în modelul principal de buget.
Creați politici și proceduri bugetare. Această documentație este necesară pentru a oferi direcție acelor manageri implicați în crearea bugetului.
Preîncărcați bugetul. În unele cazuri, este mai eficient să furnizați managerilor un model preliminar de buget care conține deja un buget estimat. Bugetul estimat se bazează pe rezultatele istorice, ajustate pentru inflație. Managerii își pot concentra apoi atenția asupra modificărilor mai critice ale modelului bugetar.
Eliberați modelul preliminar de buget, cu politici, proceduri și date de referință, managerilor responsabili. Persoana care se ocupă de buget oferă apoi sprijin acestor manageri pe măsură ce ajustează modelul de buget furnizat.
Agregați și revizuiți modelul. Deoarece segmentele bugetare sunt returnate de manageri, segmentele sunt agregate într-un model de buget principal, care este apoi revizuit de conducerea superioară. Acești manageri vor solicita probabil modificări ale modelului, cum ar fi ajustări ale cheltuielilor de capital sau ale nivelurilor de cheltuieli. Aceste mandate necesită o serie de revizuiri ale acelor manageri care creează modelul.
Odată ce toate părțile sunt mulțumite de modelul bugetar, consiliul de administrație îl semnează și departamentul de contabilitate îl încarcă în software-ul contabil, rezultând situații financiare bugetare versus reale.
Odată ce un model de buget a fost finalizat, acesta este apoi utilizat pentru a controla operațiunile unei companii. Acest lucru se poate face în următoarele moduri:
Raportați bugetul față de diferențele reale către management, astfel încât să fie investigate cele mai mari varianțe negative.
Plătiți bonusuri pe baza respectării bugetului.
Autorizați cheltuielile numai dacă rămâne finanțare în buget pentru a face acest lucru.
