O dovadă a numerarului este în esență o rambursare a fiecărui element rând dintr-o reconciliere bancară de la o perioadă contabilă la următoarea, care încorporează coloane separate pentru încasări de numerar și plăți în numerar. Coloanele (și formula) utilizate pentru o dovadă a numerarului sunt:
Sold inițial + încasări de numerar în perioadă - Plăți în numerar în perioadă = Sold final
Atunci când este utilizată pentru fiecare element rând într-o reconciliere bancară, dovada numerarului evidențiază domeniile în care există discrepanțe și care, prin urmare, ar putea necesita investigații suplimentare și, probabil, unele intrări de ajustare. O dovadă a numerarului poate indica o serie de alte probleme de reconciliere care vor necesita ajustări la evidența contabilă a unei companii, inclusiv următoarele:
Taxele bancare neînregistrate
Verificări de fonduri insuficiente care nu au fost șterse din înregistrările depozitelor
Venituri din dobânzi sau cheltuieli cu dobânzile neînregistrate
Cecuri sau depozite înregistrate de bancă în sume diferite de cele înregistrate de companie
Cecuri încasate de furnizori pe care compania le-a anulat
Plăți în numerar și / sau încasări de numerar înregistrate într-un cont greșit
O dovadă a numerarului poate descoperi și cazuri de fraudă. Dacă există o diferență între totaluri, aceasta poate indica prezența împrumuturilor și rambursărilor neautorizate în perioada de timp acoperită de un singur extras bancar. Astfel, dacă un operator ar retrage în mod ilegal 10.000 de dolari din conturile companiei aproape de începutul lunii pentru uz personal și ar înlocui fondurile înainte de sfârșitul lunii, problema nu ar apărea într-o reconciliere bancară normală ca element de reconciliere. Cu toate acestea, o dovadă a numerarului ar fi mai probabil să semnaleze retragerea și returnarea numerarului suplimentar în perioada respectivă.
O dovadă a numerarului este mai complicată de realizat decât o reconciliere bancară. Cu toate acestea, oferă un grad mai mare de detalii și, prin urmare, face mai ușoară localizarea erorilor decât o reconciliere bancară. Astfel, poate fi rentabil să folosiți o dovadă a numerarului atunci când vă așteptați să găsiți un număr mare de erori diferite legate de numerar într-o perioadă contabilă.
