Pentru a concilia inventarul, comparați numărul de inventare din evidența companiei cu sumele reale de pe rafturile depozitului, aflați de ce există diferențe între cele două sume și ajustați înregistrările pentru a reflecta această analiză. Reconcilierea inventarului este o parte importantă a numărării ciclurilor, deoarece personalul din depozit o folosește pentru a actualiza continuu acuratețea înregistrărilor sale de inventar. Exactitatea înregistrării inventarului este necesară pentru a se asigura că articolele de înlocuire sunt comandate în timp util, că inventarul este evaluat în mod corespunzător și că piesele sunt disponibile pentru vânzare sau producție atunci când este necesar. De asemenea, este necesară o reconciliere a stocurilor pentru a se asigura că sumele reale și înregistrate ale stocurilor sunt aceleași la sfârșitul anului, astfel încât să nu existe probleme atunci când inventarul este auditat.
Reconcilierea inventarului nu este la fel de simplă ca ajustarea soldului contabil pentru a se potrivi cu numărul fizic. Pot exista și alte motive pentru care există o diferență între cele două numere care nu pot fi corectate cu o astfel de ajustare. În special, ar trebui să luați în considerare urmarea oricărui sau tuturor acestor pași:
Relatați inventarul . Este posibil ca cineva să fi numărat incorect inventarul. Dacă da, puneți o altă persoană să o numere din nou (deoarece primul contor ar putea face aceeași greșeală de numărare a doua oară). Mai mult, dacă numărul fizic pare a fi semnificativ mai mic decât soldul contabil, este posibil să existe mai mult inventar într-o a doua locație - deci căutați în jur pentru a doua cache a acestuia. Relatarea este cel mai probabil motiv pentru o varianță, deci luați în considerare acest pas mai întâi.
Potriviți unitățile de măsură . Unitățile de măsură utilizate pentru contorizare și soldul contabil sunt la fel? Una ar putea fi în unități individuale (cunoscute sub numele de „eaches”), în timp ce cealaltă ar putea fi în zeci, sau cutii, sau kilograme sau kilograme. Dacă ați efectuat deja o recompensare și există încă o diferență diferită de ordinele de mărime, este probabil ca unitățile de măsură să fie problema.
Verificați numărul piesei . Este posibil să citiți greșit numărul piesei articolului de pe raft sau să ghiciți identificarea acestuia, deoarece nu există deloc un număr de piesă. Dacă da, obțineți o a doua opinie de la o persoană cu experiență din personalul depozitului sau comparați articolul cu descrierile din înregistrările principale ale articolului. O altă opțiune este să căutați un alt element pentru care există o varianță a numărului de unități în direcția opusă - care ar putea fi numărul piesei pe care o căutați.
Căutați documente lipsă . Aceasta este o sursă mare de probleme de reconciliere a stocurilor. Numărul de unități din înregistrările de inventar poate fi incorect, deoarece a avut loc o tranzacție, dar nimeni nu a înregistrat-o încă. Aceasta este o problemă masivă pentru ghișeele de cicluri, care ar putea fi nevoite să facă rădăcini pentru documentele de acest gen înainte de a se simți confortabil în a face o ajustare a înregistrărilor de inventar. Alte exemple ale acestei probleme sunt chitanțele care nu au fost încă introduse (deci înregistrarea inventarului este prea mică) sau emisiile din depozit în zona de producție care nu au fost introduse (deci înregistrarea inventarului este prea mare).
Examinați resturile . Deșeurile pot apărea oriunde într-o companie (în special în producție), iar personalul poate trece cu ușurință de înregistrarea corectă a acesteia în înregistrările de inventar. Dacă vedeți o variație modestă în care înregistrările de inventar sunt întotdeauna doar cu o cantitate mică mai mare decât numărul fizic, aceasta este o cauză probabilă.
Investigați posibile proprietăți ale clienților . Dacă nu aveți deloc o evidență a unui articol de inventar în evidența contabilă, poate exista un motiv întemeiat, care este că compania nu o deține - o are un client. Acest lucru este deosebit de comun atunci când compania remodelează sau îmbunătățește produsele pentru clienții săi.
Investigați posibile proprietăți ale furnizorilor . Pentru a urmări ultimul articol, este, de asemenea, posibil să aveți articole în stoc care sunt expediate de la un furnizor și, prin urmare, care sunt deținute de furnizor. Acest lucru este cel mai frecvent într-un mediu de vânzare cu amănuntul și este puțin probabil în altă parte.
Investigați înregistrările de spălare înapoi . Dacă compania dvs. folosește backflushing-ul pentru a modifica înregistrările de inventar (în cazul în care vă scutiți de inventarul pe baza numărului de produse finite produse), atunci factura materialelor și numărul producției de produse finite ar fi mai bine să fie atât în stare excelentă, fie procesul de reconciliere va fi dureros . Nu se recomandă spălarea din spate decât dacă păstrarea înregistrărilor de fabricație este superbă.
Acceptați varianța . Dacă toate formele de investigație eșuează, atunci nu mai aveți de ales decât să modificați înregistrarea inventarului pentru a se potrivi cu numărul fizic. Este posibil să se găsească în cele din urmă o altă eroare care să explice discrepanța, dar deocamdată nu puteți lăsa o diferență; în caz de îndoială, numărul fizic este corect.
Cursuri conexe
Cum să auditați inventarul
Managementul inventarului
